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Tips de Negocios \ 6 Junio 2016

10 Errores Que Jamás Debes Cometer Al Mandar Un Correo Electrónico

Todos los días mandamos varios correos electrónicos. Algunos breves, como una pregunta simple o una respuesta decisiva, y otros más largos, como un newsletter o un reporte.
Los emprendedores tienen que estar siempre muy comunicados con sus públicos, y es normal que algunos de sus correos electrónicos salgan con errores.
En esta guía te enumeramos los errores más comunes a la hora de escribir un email. Luego será tu trabajo darle una última revisada antes de apretar “Enviar”.

10 Errores Que Jamás Debes Cometer Al Mandar Un Correo Electrónico

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 Enviarlo al Destinatario Equivocado

Este es, paradójicamente, uno de los errores más comunes y al mismo tiempo, uno de los más graves. Desde información personal que se cruza y llega a una persona equivocada, a hasta el diseñador que le cuenta a su compañero de trabajo sobre lo poco que le agrada trabajar con un cliente y ese email cae en manos de… Sí, adivinaste. Entendiste el punto.
Por suerte, hay algo que puedes hacer. Si eres lo suficientemente rápido, puedes recuperar el email antes de que sea abierto. Google lo llama como deshacer el envío de tus correos.

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 Olvidarse el Archivo Adjunto

Muchas veces, lo más (o mejor dicho, lo único) importante de un correo electrónico es el archivo adjunto que viene con él. Y lo peor de todo, es que el emisor generalmente se entera de su error cuando recibe un email del destinatario que dice “¿Me parece a mí o no has enviado ningún archivo?”. Realmente bochornoso.
¿Cuál es la moraleja de esta historia? Si estás enviando un email con un documento adjunto, siempre verifica que esté allí.
Si quieres estar súper seguro de que el destinatario haya recibido todo lo que querías, también puedes hacer una lista que indique qué archivos estás adjuntando y sus nombres.
¡Por un mundo online con menos confusiones adjuntas!

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 Equivocarse en el Diseño

Si pretendes que el destinatario lea tu mensaje, es importante que no apiles toneladas de texto que asusten apenas comienza el email.
Nadie pretende que seas un experto en diseño, así que es por eso que Wix creó Wix ShoutOut, para que enviar newsletter sea más fácil que nunca. Simplemente tienes que elegir una de las plantillas gratuitas y añadir tu contenido.

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 Escribir Mal el Asunto

El asunto es el título de tu correo electrónico y es lo que aparecerá junto a tu nombre. Y es por esto mismo, que es la primera impresión que tus lectores tendrán de tu email.
Tiene que ser específico, acertado, no demasiado largo, tiene que llamar la atención y ser interesante. Parece una combinación imposible, pero te prometemos que puedes hacerlo.

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 ¿Dónde Están los Modales?

Hay muchísimas formas con las que puedes demostrar tu cortesía en un email. Aquí te mostramos las más comunes:

  • Siempre da las gracias cuando recibas un correo electrónico. Y todavía más si puedes darte cuenta que el emisor se ha esforzado en escribirlo.
  • Mantén la calma. No importa si la conversación se torna tensa, poder estar tranquilo y escribir con respeto siempre es positivo.
  • Comienza y termina el email con formalidades teniendo en cuenta quién es el destinatario. No le mandarías un “beso grande” al proveedor, así como tampoco puedes firmar “Sinceramente” a la persona que se sienta al lado tuyo todos los días en la oficina.
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 Descuidar la Ortografía

Pasa muchas veces que mientras escribes, sobre todo si lo hacer rápido, se te salteen un par de teclas. Así como también puede suceder que no estés seguro si una palabra va con acento o no.
Ante la duda, siempre verifica. Puedes hacerlo en internet, mientras escribes el correo electrónico. Pero es importante que entiendas que si el receptor abre tu email y encuentra errores ortográficos, puedes causar una muy mala impresión.
¿Tampoco estás seguro sobre la coherencia de tu texto? Si es un email muy importante y pesado, o un newsletter, te recomendamos leerlo en voz alta antes de enviarlo.

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 Invitar a Alguien Que Está de Más

Y no solamente a la cena, si no a tu conversación online. La abreviatura CC (Con Copia) te permite añadir otras direcciones a tu mensaje, lo que significa que le estarás enviando el email a más de una persona, siendo el destinatario principal el que figura detrás del “Para”.
Si quieres mantener las charlas más secretas, puedes añadir direcciones CCO (Con Copia Oculta), lo que significa que ninguno de los destinatarios sabrá que les estás enviando este email a otras personas también.
El error principal es cuando añades que debía estar en CCO en CC ¿Nuestra recomendación? Si realmente no estás tratando de evitar a nadie, saluda a todos los participantes al principio del correo, para que nadie se sienta desplazado.

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 No Guardar

Tres días de trabajo e incontables tazas de café, convertidas en humo. Puedes culpar a tu navegador, a tu servidor o a tu computador. No importa de quién sea la culpa, es tu responsabilidad saber que puedes evitar esto al guardar tus mensajes regularmente en la sección de Borradores.

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 Firmar de Manera Incompleta

Sinceramente, María.

¿Qué María? ¿La de contaduría? ¿La jefa? ¿O la que trae las ensaladas en el almuerzo?
Si no firmas, o lo hacer de forma incompleta, tus destinatarios tendrán problemas al entender quién fue el emisor ¡Pero también hay una solución para esto!
En Google, por ejemplo, puedes crear una firma automática que se añade a tus emails sin que tengas que hacer nada. Tu firma puede incluir tu nombre, correo electrónico, dirección, número de teléfono y página web. Hasta puedes añadir allí tus redes sociales.

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 Perder el Reloj

Escribir un correo electrónico en el medio de la noche es siempre una pésima idea.
En primer lugar, como estamos seguros que funcionas mucho mejor despierto que dormido, tienes altas probabilidades de escribir con errores de ortografía y hasta sin coherencia.
Segundo, si lo envías en el medio de la noche, significa que para cuando tu destinatario abra su casilla, tu email ya estará perdido entre el montón.
Por último, escribir un mensaje a las 3 de la mañana no habla muy bien del emisor.
En resumen: salvando los casos de urgencia un email debería ser enviado en el mismo horario que la gente trabaja. De las ocho a las cinco, de Lunes a Viernes.

 

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