10 errores que debes evitar al escribir un correo electrónico

Los correos electrónicos… Ese invento maravilloso que nos permite conectar con amigos, familiares, colegas o incluso vendedores de pastillas mágicas para perder peso. Una increíble herramienta con la que podemos recibir desde una confirmación de entrega de la pizza que ordenamos hasta cadenas enviadas por parientes lejanos o contactos poco frecuentes. Con la llegada de Facebook -y otras redes sociales-, una gran parte de los “innecesarios” correos que enviamos y recibimos se ha trasladado a otras plataformas, con lo que los correos electrónicos han pasado a convertirse en las palomas mensajeras de la era moderna y se reservan para cuestiones más serias.

Al utilizar los correos electrónicos para asuntos relacionados con nuestro trabajo y otras situaciones cotidianas que requieran mensajes con algo más que tres emojis y un GIF animado de un gatito tierno, cada posible error puede tornarse crítico. Por ellos, hemos pensado que es muy importante compartir nuestra lista de los 10 errores que debes evitar cuando escribes un correo electrónico.

Guarda esta lista en tu memoria y tenla presente cuando escribas tu próximo mail. Ya verás que redactar un correo electrónico libre de errores te será tan fácil como aprender cómo hacer una página web con Wix.

Olvidar adjuntar los archivos

Es algo así como la clásica “pesadilla de llegar a la escuela sin ropa interior” trasladada a los correos electrónicos. Aunque es bastante común que pase y siempre es embarazoso, si medimos este error en nuestra escala de traspiés negativos, éste no es nada especial. Por suerte para todos, existen muchos servicios de correo electrónico que han implementado un sistema que escanea todo el texto en búsqueda de frases como “Adjunto”, “archivo adjunto” o similares y nos previene. Si un correo con aluna de esas frases está por ser enviado sin adjuntos, aparecerá un mensaje emergente que pide confirmación. Pero mejor no confiar en este algoritmo. Lo mejor es adjuntar los archivos antes de empezar a redactar el correo. Ayúdate escribiendo la palabra “Adjunto” en una nota adhesiva en la pantalla del computador o escribe esa palabra en la palma de tu mano. Cualquiera de las formas que te ayuden a recordarlo te será buena para no olvidarlo. Ahh… muy importante: no trates de hacerte el gracioso en el segundo mail, ese que envías para disculparte por no haber adjuntado los archivos. No funciona.

Equivocarte de destinatario al enviar el correo

El viejo y clásico “sí pero no”. Nada puede calentar más el ambiente de una oficina que un correo electrónico enviado a la dirección equivocada. Este tipo de errores tiene un espectro amplio de resultados: desde un “puente sobre aguas turbulentas” hasta una “autopista al infierno”. Mientras los más afortunados pueden correr la suerte de enviar el resumen de gastos o un estudio reciente sobre cualquier tema al colega equivocado, otros pueden tener que enfrentar consecuencias más dramáticas al equivocarse de destinatario. Enviarle a, por ejemplo, Mariano, un correo titulado “¿Sabes por qué odio a Mariano y todo lo relacionado con él?”. La pregunta es cómo evitar tamaña incomodidad. Pues, siempre lee atentamente tu lista de destinatarios antes de enviar y considera la opción de añadir la función “Deshacer Envío” si se encuentra disponible en tu servicio de mails.

Elegir un asunto inadecuado

Las cosas como son. Algunos correos electrónicos (sobre todo los de solicitudes de empleo) requieren de una frase específica en el asunto – cuando te piden escribir el nombre del puesto que solicitas en el asunto, no intentes ser original, simplemente escribe lo que te piden. Incluso cuando puedes elegir el asunto que quieras, es siempre mejor que esté relacionado con el contenido del mail. recuerda que es la oración que dará al destinatario una vista rápida sobre lo que trata el correo que le envías. Y lo mejor es ser sintético pero directo para que quien lo recibe quiera abrirlo. “¡Vamos a tirar la casa por la ventana!”, “TAL COMO TE DECÍA AYER…” , “Actualizaciones semanales” u otras oraciones sin contexto son ejemplos de lo que no debes escribir en el asunto. Nuestros consejos: no uses los emojis en exceso, no escribas todo con mayúsculas, intenta que no sea aburrido

Usar el tono incorrecto

¿Recuerdas la historia de “Ricitos de Oro y los tres osos”? Evita repetir la historia y hallar un término medio. Si se trata de un amigo, responderle con formalidades va a sonar un tanto extraño. Al igual que responder a tu jefe con un “Ok, jefecito”, no te ayudará a conseguir ese ascenso que tanto quieres. ¿No estás seguro de qué manera escribirles a tus superiores, conocidos y clientes? Analiza algunos de los correos electrónicos que otros te hayan enviado a ti y trata de agarrar la onda. Esta es una buena acción en busca del tono correcto. Adicionalmente, puedes pedirle a tus amigos una opinión sobre qué les parece el contenido del mail.

Elegir un mal momento para enviar un correo

Elegir el momento adecuado para el envío de un correo electrónico es una filosofía en sí misma. No son pocos los que creen que enviar un correo muy temprano en la mañana o pocas horas después del fin de la jornada laboral mostrará a los superiores lo duro que trabajan. Están aquellos que programan sus mails para cuando el jefe vuelve del almuerzo o de acuerdo a muchos otros factores extraños que la mayoría de nosotros no tendríamos jamás en cuenta. Lo que realmente vale la pena aquí es no exagerar. No quieras ser el que todo el mundo odia por ser el primer correo del día o el último. Te expondrás a la obviedad absoluta. En ese sentido, nunca envíes un correo a las 23:45 o a las 5:30 de la mañana porque pocos apreciarán el sonido de la notificación en su teléfono durante esas horas en que el descanso o la recreación mandan. Y para colmo, ese correo que envías puede quedar archivado por tiempo indeterminado o ser abierto muchas horas después.

Responder a todos (todo el tiempo)

Acabas de recibir un correo electrónico del director general de la empresa donde trabajas en el que felicita a todos los empleados por el nuevo año que está por comenzar. ¿Sientes la imperiosa necesidad de agradecerle ya mismo? Lo mejor es no hacerlo en el mismo momento pero en caso de que no puedas resistirte, evita “Responder a todos”. Un correo electrónico que se envía a toda la compañía es un ejemplo un tanto exagerado, pero incluso si hay menos personas en la cadena, responder a muchos destinatarios es un gran error. Es para nosotros un “no” rotundo. Salvo que sea necesario., evita enviarles a tus compañeros respuestas banales como “¡Gracias!”, “¡Genial!” o “¡Muy bien”! Este tipo de mensajes normalmente lleva a más personas a seguir respondiendo a todos y crear así un monstruo colectivo tal como ocurre con los hilos de comentarios de Facebook.

Olvidarte de tu firma

Incluso si hasta los los nuevos empleados de la empresa ya saben que eres Ramón “el campeón” o María “la todoterreno”, debes tener en cuenta que el correo electrónico que envíes puede aterrizar en la pantalla de alguien que no tiene idea de quién eres. Las firmas en los mails suelen incluir nombre completo, puesto, datos de contacto y, si es relevante, enlaces a un sitio web personal o un perfil en cualquiera de las redes sociales. ¿No sabes cómo establecer tu propia firma? Ingresa a Google y busca “Cómo crear una firma” con el nombre de tu servicio de correo electrónico y te lloverán las respuestas.

Trabajar con demasiadas (y malas) fuentes

Al redactar un correo electrónico, es normal utilizar una fuente común y corriente. Y está bien. No hay necesidad de intentar ser especial y usar fuentes sofisticadas como Brush Script, Papyrus o incluso la famosa Serif (que se considera más difícil de leer en las pantallas que su hermana Sans Serif). Es probable que sepas que enloquecerte y enloquecer a los demás con diferentes fuentes y colores no es la mejor manera de crear una buena impresión. Sin embargo, muchos remitentes de correo electrónico con experiencia no se dan cuenta de esto y caen en la tentación. Al copiar un texto escrito con fuentes diferente y pegarlo en tu cuerpo del escrito, corres el riesgo que éste tenga “estilos de diseño” predefinidos, un tamaño de fuente ligeramente más grande, un color más brillante, un punto de luz casi transparente en el fondo y más cuestiones relacionadas con los formatos. Esto se agrava más cuando el nuevo estilo se impone en el resto del texto escrito después la parte pegada. Con el fin de asegurarte una apariencia profesional, escoge tu estilo y asegúrate de que usarlo siempre.

Comenzar con “A quien corresponda”

Es difícil hallar diferencias entre abrir un correo electrónico con esa frase y lanzar un globo lleno de agua desde la ventana sin mirar a quién o qué le pegas. Salvo que envíes una queja a una cadena de supermercados, este tipo de frases demuestra lo poco que has invertido en descubrir a quién realmente debes dirigir tu correo electrónico. A menos que vean el logo de un estudio de abogados, la mayoría de los destinatarios saltarán rápidamente al correo siguiente en su bandeja de entrada.

No revisar antes de enviar

Hacer clic en “Enviar” un correo electrónico en el que has trabajado durante tres días tiene un punto de satisfacción. Es similar a ver el comienzo de una nueva temporada de “Juego de Tronos”, ¿verdad? No permitas que los festejos tras haber finalizado un correo te nublen la vista y te conviertan en uno de esos atletas que comienzan a celebrar su victoria pocos pasos antes de la meta y ¡oh! tropiezan y pierden. Asegúrate de cumplir con las sugerencias que te indica el corrector ortográfico. Desde la primera palabra que escribas hasta el final del mensaje. Puedes utilizar una extensión para los navegadores como LanguageTool o cualquier otro corrector ortográfico que prefieras pero ¡úsalos! Además, tomate uno o dos minutos para revisar todo: desde el asunto a cualquier error de ortografía, gramática o cualquier frase o palabra residual que deba eliminarse. Luego, fíjate si necesitas ajustar mejor el texto porque, entre nosotros, la gente odia los correos electrónicos largos. Si también has consultado el contenido con amigos y colegas, asegúrate de no dejar la frase “Esta es mi versión final, ¿qué opinas?” en la parte superior del texto.

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Publicado por Equipo Wix

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