6 Consejos para mejorar tus presentaciones de informes

En la actualidad, gracias a la democratización de herramientas como Excel y PowerPoint,  es muy común acudir a los diagramas y las gráficas para hablar de números. Sin embargo,  dominar el arte de hacer buenas presentaciones de datos, va más allá de mostrar bonitas ilustraciones. Sea para lo que sea (presentar tu negocio ante posibles inversores, entregar resultados anuales a tu jefe o realizar un seguimiento semanal con tu equipo), tu objetivo principal es -y debe ser- impactar a tu público objetivo ofreciéndoles la información de forma atractiva y comprensible a la vez.

Si eres de los que suelen evitar tratar con números, no tienes de qué preocuparte, uno de los analistas financieros de Wix  nos ha facilitado una lista  de consejos muy útiles y fáciles de aplicar. Nosotros los aplicamos a diario y estamos seguros que a ti también te van a ayudar, tanto para transformar aburridos análisis en gráficas y cuadros más visuales hasta para presentaciones de proyectos. Así que sin más dilación, te presentamos los 6 consejos que te ayudarán a triunfar con tu próxima presentación de datos:

01. No olvides que siempre estás contestando una pregunta

Puede que la parte más difícil de realizar un análisis sea identificar el correcto KPI (Key Performance Indicator por sus siglas en inglés o  Indicador Clave de Desempeño en español) y descubrir la forma más intuitiva de presentarlo. El KPI es un  valor mensurable que demuestra la eficiencia de un negocio (o un proyecto específico, misión, equipo, etc.) a la hora de lograr sus objetivos. Por ejemplo: medir las ventas de tu empresa puede ser tu principal KPI, y para ello deberás estudiar su tendencia de crecimiento mensualmente.

Los KPI que elijas presentar deben ser mensurables pero también comprensibles, precisos y en línea con tus objetivos comerciales estratégicos. Así, si quieres centrarte en la conversión de tu página web, tienes que crear un funnel (o embudo) de conversión que muestre el número de usuarios que han terminado el proceso de compra respecto del total de usuarios que han visitado tu tienda online. Analizar este KPI te ayudará a comparar el rendimiento de tu página web en diferentes ocasiones y perfeccionarlo de acuerdo con los diferentes aspectos del análisis.

02. El cliente es lo primero

El mejor análisis del mundo no vale nada si nadie puede entenderlo. Siguiendo esta máxima, debes tener en cuenta siempre quién es tu “cliente”. Debes pensar en las personas que probablemente verán o usarán tu presentación. ¿A quién estás tratando de convencer con tus métricas? ¿Cuál es su nivel de conocimiento o experiencia sobre el tema del que hablas?

Por ejemplo, se debes presentar los mismos datos tanto a los directivos de tu empresa como a otros compañeros de departamento, nuestro consejo es presentarlos de forma diferente. Los gerentes suelen tener muchos proyectos entre manos y lo más probable es que quieran un resumen claro y conciso de los datos. Por el contrario, tus compañeros tal vez quieran ver el proceso de principio a fin, incluidos los pequeños detalles relacionados con tus mediciones.

03. Sé inteligente al elegir tus gráficas

Este es el momento de la verdad: tienes que crear tu informe. Asegúrate de elegir el formato que mejor se adapte a tus datos. Para facilitarte esta tarea, los analistas de Wix han preparado una lista con los tipos de gráficos más comunes y cuándo se usa cada uno:

Gráficos de líneas: se utilizan para enfatizar un flujo de valores, decir, tendencias. En Wix, usamos principalmente los gráficos de líneas para visualizar tasas de conversión (%), pero también se puede usar para mostrar números absolutos. Nuestra recomendación es usar gráficos de líneas sólo cuando la tendencia es importante, y especialmente cuando tu eje horizontal es una serie temporal (días, meses, etc.).

Gráfico de barras: también llamados gráficos de columnas,  se utilizan para comparar valores de diferentes categorías o cambios en un período de tiempo en una misma categoría. Los gráficos de barras pueden ser verticales u horizontales. La principal diferencia entre ellos es que, rara vez, los horizontales se usan para mostrar series temporales mientras que los verticales sí se aplican mucho para ese objetivo. Recomendamos usar gráficos de barras cuando tengas un número limitado de categorías para comparar y quieras poner énfasis en la diferencia entre ellas.

Tabla: esta es la forma más efectiva de presentar datos que se usarán, posteriormente, como una referencia para consultas. Las tablas deben crearse de modo que a los lectores les resulte fácil ver las diferencias. Usa este formato cuando la tendencia te importe menos y el foco esté puesto más en los números reales. Y, especialmente, cuando tengas muy pocas cifras que mostrar.

Gráfico de pastel (o circular):  se utiliza para mostrar una relación entre la parte y el todo. Cada porción representa una categoría diferente de datos. Los gráficos circulares son complicados, por lo que si planeas usarlos, asegúrate que cumplen los siguientes criterios:

• Presenta una cantidad pequeña de porciones.

• Hay una diferencia significativa en el tamaño de cada porción.

Si no se cumplen estas condiciones, considera presentar tus índices con un gráfico de barras.

04. El formato importa (y mucho)

El aspecto estético debe dejarse para el final, pero eso no significa  que sea menos importante. Antes de publicar tu trabajo, asegúrate de haber elegido un formato apropiado. Estos son algunos puntos básicos que deberías tener en cuenta:

• Todas las unidades deben estar claras y en la misma escala. ¿Estás usando segundos u horas? No los mezcles porque sólo causarás confusión y perderás la atención de quien lee tu informe.

• La serie temporal debe ser coherente. ¿Faltan fechas? Comprueba una y otra vez que no te has saltado ninguna. Si realmente no hay datos para un período determinado, puedes señalar los valores faltantes con un espacio en blanco en el gráfico.

• Usar abreviaturas y símbolos. Primero porque lucen bien. Además, ayudan al lector a enfocarse en las cosas importantes. Por ejemplo, usa 10K en vez de 10.000 y también símbolos como % y $. Pero antes, asegúrate de que tu público esté familiarizado con las abreviaturas que utilizas porque de lo contrario, no las entenderán. Eso sí,  también puedes dar una breve explicación al comienzo de tu presentación y utilizar después tus abreviaturas.

• No ser repetitivo. Simplicidad y legibilidad son la clave de una presentación exitosa, especialmente cuando se trata de datos. Evita ser repetitivo siempre que sea posible. Por ejemplo, incluye etiquetas sólo si crees que agregan valor a tu análisis. De lo contrario, quítalas para evitar confusión y carga cognitiva.

05. Todo es cuestión de perspectiva

En Wix nos esforzamos siempre por hallar la mejor perspectiva para presentar nuestros datos. La perspectiva es crucial, porque de ningún modo queremos crear una “ilusión” e que ocurrió una gran mejora cuando en realidad la situación no se alteró (sería lo mismo que creer que el invierno acabó porque salió el sol un día en medio de tanto frío).  Por otra parte, tenemos que centrarnos en lo importante, separar el trigo de la paja. Puedes seguir estas pautas útiles para presentar tus resultados:

Mantén una línea de base unificada. Como regla general, recomendamos usar cero como la base de su gráfico – es decir, tu eje vertical debe siempre comenzar en el cero, como se muestra a continuación. De esta forma, se proporciona más contexto para la comparación entre gráficos.

No descuides los números absolutos. Recuerda observar siempre los números reales para identificar tendencias significativas. er el porcentaje y notar una gran mejora o disminución de tus valores es solo la mitad de la interpretación. A nadie le interesará si los números reales fueran de hecho muy pequeños y sin impacto.

06. Pon tu presentación a prueba

Tras finalizar tu presentación, y antes de presentarla al cliente, asegúrate de realizar una prueba. A veces nos parece suficiente con entender nosotros mismos nuestras presentaciones y resulta difícil notar si algo no tiene sentido. Como dueño de una empresa, es probable que sepas que tu “usuario típico” tiene ciertas características en términos de edad, país, gusto, etc. Busque gente con características similares y preguntales si podrían escuchar su presentación y darte su opinión. Nosotros, en Wix, realizamos muchas pruebas de experiencia de usuario (UX) con personas que comparten las mismas características que nuestros usuarios típicos antes de lanzar cada producto.

La capacidad de atención de una persona es breve que la de un pez. Por eso, asegúrate de que tu presentación capte la atención de los espectadores en los primeros segundos. De lo contrario, corres el riesgo de perder a tu público para siempre. La clave del éxito son las presentaciones cortas, claras y concisas.

Además, pide la opinión de un colega en el que confíes. Esto te ayudará a comprender si hay alguna falla en tu línea de pensamiento y si todos llegan a la conclusión deseada al final de tu presentación. En última instancia, siempre es bueno comprobar que no estas dando un mensaje muy complejo.

Ahora que ya estás totalmente preparado para realizar tu próxima presentación de datos., todo lo que necesitas es un poco de confianza y lanzarte al reto. ¡Buena suerte!

¿Sientes un arranque de motivación profesional? ¡Crea hoy tu increíble página web!

Publicado por Equipo Wix

#ConsejosparaPymes #Emprendedores #Gráficos #PresentacióndeDatos