Cómo crear un webinar: la guía completa


cómo crear un webinar


En el mundo que hoy en día está digitalmente interconectado, tiene toda clase de plataformas digitales para compartir tus conocimientos con tu público sin tener que abandonar tu hogar.


Sea que hayas creado una página web, producido un podcast, escrito un blog, etc., las opciones para transmitir información a tus usuarios son casi infinitas.


Entre esas opciones, es imprescindible entender qué es un webinar. Aunque suele pasarse por alto, el webinar es un instrumento sumamente eficaz para aprender nuevas habilidades y obtener conocimientos significativos por parte de expertos en el sector. Además, son una excelente forma de crear vínculos reales con tu audiencia e involucrar a los usuarios con tu marca.


¿Quieres aplicarlo de una forma u otra, pero no sabes por dónde empezar? ¡No tienes porqué preocuparte! A continuación te explicamos cómo crear un webinar.


Cómo crear un webinar


  1. Escoge un tema

  2. Determina el formato

  3. Elige una plataforma

  4. Prepara tus equipos

  5. Desarrolla tu contenido

  6. Asigna los roles

  7. Agenda tu presentación

  8. Promociona tu webinar

  9. Haz un simulacro

  10. Transmite tu webinar


¿Qué es un webinar? ¿Es la opción correcta para tu negocio?


Antes de sumergirnos en los pasos para crear un seminario web, entendamos qué es un webinar y por qué deberías considerar crear uno en primer lugar.


Para empezar, ¿qué es un webinar? También conocidos como “webinarios”, es la fusión de las palabras web y seminario. Al igual que un seminario convencional y en persona, consiste en una exposición informativa dirigida por expertos a una audiencia determinada, pero en este caso, a través de una de las múltiples plataformas disponibles en la web.


Ahora que ya sabes qué es un webinar, te preguntarás qué beneficios puede traer a tu negocio. Al compartir información valiosa aumenta tu credibilidad como líder en el sector, además de que llamarás la atención de nuevos clientes potenciales.


Cuando la gente se registra para asistir a tu presentación, te facilitan información de contacto especialmente útil para hacer un funnel de marketing. Adicionalmente, los asistentes al webinar estarán especialmente interesados en aprender del tema en cuestión, por lo que se sentirán muy involucrados con tu marca. Gracias a esto, el webinar es tan importante para una estrategia de marketing de contenido exitosa.


No todas las estrategias de marketing pueden incluir seminarios web que sean verdaderamente útiles; el punto fundamental es entender qué temas resultan más llamativos para atraer una multitud que impulse tu negocio.


Los webinars, por lo general, necesitan tiempo, esfuerzo y recursos, por lo que resulta elemental hacerlos lo suficientemente atractivos como para llamar a la máxima cantidad de personas a registrarse.


Aquí te damos algunos ejemplos de ideas o temas para webinars que valdrían la pena agregar a tu estrategia de contenido:


  • Una guía completa para hacer marketing de tu producto

  • Una sesión de preguntas y respuestas con el director ejecutivo

  • Un panel de discusión sobre un tema pertinente en la industria

  • Una presentación de tu estrategia de branding


01. Escoge un tema


El primer paso para crear un webinar es escoger un tema que resulte atractivo. No importa cuánto sepas del tema seleccionado, es importante que investigues cualquier cambio o actualización en la industria para que el webinar sea relevante y actual.


Siempre es una buena idea echar un vistazo a la competencia, así que asegúrate de revisar otros webinars similares. Toma nota de la estructura general, las diapositivas y recursos utilizados para ilustrar los puntos de la presentación. Pregúntate qué cambiarías para mejorar.


En tu investigación no te limites sólo a los webinars gratuitos, también toma nota de los que sean pagos. Si tu competencia suele hacer webinars de pago, considera hacer los tuyos gratuitos o a menor precio, ya que esto puede ayudarte a resaltar y te traerá beneficios a largo plazo.


En caso de que decidas cobrar a tu audiencia, asegúrate de ofrecer algún valor adicional en tu webinar que no ofrezca la competencia. Esto dará la sensación de que el tuyo vale más la pena.


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0.2 Determina el formato


Cuando ya hayas escogido un tema y hayas estudiado a tu competencia, el siguiente paso para crear un webinar es centrarse en la presentación en sí.


Lo primero, el formato: ¿Qué clase de presentación será? Tener una idea de la complejidad del tema y de cuántos oradores planeas tener durante el webinar, puede ayudarte a vislumbrar tus opciones.


Los cuatro formatos de webinar predilectos son:


  • Panel de discusión: Este formato involucra a un moderador que se encarga de dirigir la discusión y de realizar preguntas a los miembros del panel. Tiene un estilo más conversacional y es un excelente método para abordar múltiples perspectivas de un problema o tema particular.


  • Orador único: Las presentaciones de un solo orador son perfectas para pequeñas audiencias. Requieren de un individuo que se encargue de dirigir el webinar y de responder cualquier pregunta de los participantes.


  • Preguntas y respuestas en vivo: Lo normal es que al finalizar un webinar, se haga una sesión de preguntas y respuestas, pero en ocasiones resulta muy ventajoso crear una presentación cuyo objetivo principal sea responder preguntas de la audiencia. En caso de que optes por esta opción, lo mejor será que el público esté al tanto para que tengan tiempo de preparar las preguntas. Incluso es conveniente pedirle a tu audiencia que te faciliten algunas preguntas por adelantado para que también te hagas una idea de la dirección que seguirá el seminario. Es importante que como anfitrión tengas preparadas algunas preguntas, así podrás tocar temas importantes y rellenar silencios incómodos.


  • Entrevistas: Los webinars con entrevistas resultan muy llamativos debido a su formato conversacional y expresivo. Un entrevistador realiza preguntas redactadas con anterioridad a una persona de interés para el sector. También es una posibilidad que el entrevistador permita a la audiencia formular sus propias preguntas al entrevistado, si el tiempo lo permite; esto aumentará el interés de los asistentes dado que sentirán que forman parte de la presentación.


03. Elige una plataforma


El siguiente paso es escoger la plataforma que más favorezca a tu webinar. El formato que hayas escogido puede ayudarte a determinarla.


Si quieres una solución completa que engloba las herramientas más elementales, puedes transmitir en vivo con Wix Video, que te permitirá interactuar con tu audiencia en vivo y desde tu página web. También puedes utilizar plataformas de pago como Demio, GoToWebinar o Zoom.


Al momento de escoger una plataforma, lo mejor es que consideres tus necesidades, así como los objetivos del webinar. Ten en cuenta el tamaño que tendrá tu audiencia, cuántos recursos estás dispuesto a invertir, y qué herramientas necesitarás para realzar la presentación.


¿Necesitas una plataforma que te permita múltiples oradores? ¿Harás una sesión de preguntas y respuestas y quieres tener comunicación directa con tu audiencia? Asegúrate de escoger una plataforma que cumpla con todo lo que te haga falta para hacer tu webinar.


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04. Prepara tus equipos


Lo siguiente es imprescindible: los equipos con los que darás forma el webinar. Dado que los webinars no son seminarios en persona, necesitarás un conjunto de herramientas capaces que aseguren una transmisión de audio y video de alta calidad.

A continuación, enlistamos los componentes más importantes que necesitarás para crear contenido de este tipo:


Una PC o laptop a la altura


Es importante que la computadora que vayas a utilizar para conducir el webinar sea capaz de correr múltiples programas exigentes al mismo tiempo. Lo último que quieres es que tu presentación colapse o se ralentice porque tu dispositivo no pudo con la carga.


Además, es fundamental contar con una buena conexión a internet, tanto por confiabilidad como por velocidad. Debes ofrecer una presentación fluida y clara, que no se desconecte en el peor momento.


Incluso te recomendamos que cuentes con un segundo dispositivo, ya sea una Tablet, una PC secundaria, una laptop o un smartphone. Tener un respaldo donde estén tanto las apps pertinentes como los datos de tu webinar puede salvarte en caso de que tu computadora principal decidiese dejar de funcionar cuando menos lo esperas.


Webcam o cámara


En base al formato que tenga tu webinar, puedes escoger entre múltiples tipos de cámara. En caso de que la presentación vaya a ser en vivo y dirigida por un solo orador, una webcam estándar podría ser suficiente, siempre y cuando pueda grabar a una calidad de al menos 1080p Full HD y a 30fps.


Si por otro lado se trata de un webinar pre grabado, transmitirán una sensación más profesional mientras mayor sea la calidad del audio y el video. En estos casos, quizás sea una buena opción optar por una cámara profesional.


Luces


Esto quizás no aplique a todos los casos, pero lo mejor será que te asegures de que el espacio en el que vayas a montar tu webinar cuente con una correcta iluminación. Si no tienes suficiente luz natural o la habitación es muy oscura en pantalla, puedes invertir en aros de luz, cajas de luz o incluso reflectores profesionales, para iluminar el espacio y que el orador se vea a las mil maravillas.


Micrófono


Ya sea que vayas a impartir un curso en línea o hacer una presentación con tus últimos descubrimientos, es esencial que tus palabras se escuchen altas y claras. Te recomendamos que inviertas en un micrófono USB que sea compatible con el software que hayas escogido para transmitir el webinar. Los micrófonos Blue Yeti, por ejemplo, son muy populares entre los podcasters, y te aseguran un excelente audio durante el webinar.


05. Desarrolla tu contenido


Ahora que ya tienes todas las herramientas que necesitas para crear tu webinar, es hora de que empieces a trabajar en el contenido. Aquí te ofrecemos algunos consejos para crear tu presentación:


Guión


Para empezar, redacta un guión con todo lo que quieres decir en el webinar para que te hagas una idea de cómo será.


No es imperativo que lo sigas al pie de la letra y, de hecho, no será lo mejor si solo recitas un guión aprendido. Es una guía que te ayudará a estructurar la presentación. Asegúrate de preparar desviaciones del tema principal, así como algunos datos adicionales, dado que la audiencia apreciará esos complementos.


Material de apoyo


Existen múltiples herramientas para preparar tus diapositivas, entre las que se pueden incluir Microsoft PowerPoint, Keynote de Apple y Google Slides. Sin importar dónde las hagas, recuerda que la regla Nº1 del material de apoyo es evitar a toda costa textos demasiado largos.


Las diapositivas no deben, en ninguna circunstancia, contener partes del guión o largos conceptos, sino por el contrario, servir de guía al orador y de complemento a la audiencia durante el webinar.


Unas diapositivas visualmente llamativas te ayudarán a mantener la atención de la audiencia. Son el lugar perfecto para desplegar cuadros y gráficos que ayuden al público a entender mejor el contenido del webinar.


0.6 Asigna los roles


Dependiendo del formato que escojas para el webinar, los roles que deben cumplir los miembros de tu equipo pueden variar. Es posible incluso hacer un webinar con un solo orador encargado de todo. Aun así, los siguientes roles son los más comunes:


Organizador: Es el principal responsable del webinar. Por lo general, esta persona es la encargada de desarrollar el contenido, promocionar el evento, proporcionar los recursos, encontrar a los oradores y comunicarse con la audiencia al empezar y al terminar el webinar.


Presentador(es): Los presentadores son los oradores principales, expertos en su campo y con un conocimiento profundo del tema en cuestión. Estos miembros son los encargados principales de dar la presentación y transmitir toda la información pertinente a la audiencia.


Ayudante(s): Son vitales para resolver cualquier dificultad técnica que se pueda presentar durante el webinar y garantizar que todo funcione sin problemas. Estas personas también están encargadas de organizar las preguntas de la audiencia y moderar la sección de comentarios durante la presentación.


Entrevistador o moderador: Es cierto que no todos los webinars necesitan de la asistencia de un entrevistador o de un moderador, pero en algunos casos pueden cumplir roles extremadamente importantes. El entrevistador será la persona encargada de hacer las preguntas pertinentes a los oradores, lo que puede ayudar a la fluidez de la presentación, además de que facilita el trabajo de los expertos. Por otro lado, el moderador se encargará de guiar la presentación y de supervisar que se desarrolle sin problemas.



07. Agenda tu presentación


Una vez tengas todo tu contenido preparado y los roles de tu equipo hayan sido asignados, será hora de establecer la fecha y hora del webinar. Ten en cuenta los horarios de tu audiencia y asegúrate de escoger el momento que resulte más conveniente.


De acuerdo con un estudio realizado por GoToWebinar, los mejores momentos para dar un webinar varían dependiendo del tema escogido. Por ejemplo, los webinars enfocados en las finanzas y desarrollo personal obtienen un mayor esquema de asistencia después de las 5 p.m. Dado que es un tema de naturaleza personal y no profesional, los miembros de la audiencia verán más conveniente asistir cuando acabe su jornada laboral. Aun así, cuando se dirige un webinar con alcance mundial, lo mejor será escoger una hora que resulte conveniente para todos, y dado las diferencias de horarios en Europa, lo mejor será de 10 a 11 a.m.


Ahora bien, si hablamos de qué día de la semana resulta más conveniente escoger para dar el webinar, observamos que los días con mayor promedio de asistencia son los martes, miércoles y jueves.


08. Promociona tu webinar


¿Estás listo? Bueno, antes de que te pongas en vivo con tu webinar, aún faltan algunos detalles importantes por considerar. ¿Cómo harás que la audiencia se interese en registrarse a tu webinar?


Para esto necesitarás delimitar ciertos objetivos de marketing. Esto te ayudará a asegurar una audiencia. Eso es, al fin y al cabo, lo que hará que todo este esfuerzo valga la pena.

Aquí hay algunas ideas que te ayudarán a correr la voz:


Envía un boletín o newsletter: Las campañas de email marketing son sumamente efectivas para atraer a aquellos que les pueda interesar tu webinar. Si tu negocio ya tiene un boletín activo, este es el momento perfecto para aprovecharlo al máximo y promocionar tu próxima presentación.


Puedes hacerlo aún más atractivo ofreciendo un incentivo a tus suscriptores, como un pase de acceso temprano para chatear con los oradores o un descuento en el precio final del registro. Además, no te olvides de enviar un correo recordatorio a todos los registrados un día antes del webinar.


Añade algunos banners a tu página web: Uno de los mejores lugares para promocionar tu webinar es por medio de tu página web. Crea un banner o un anuncio pop-up que haga que los usuarios de tu sitio web se interesen de inmediato en el próximo evento, y que puedan conseguir información pertinente.


Crea una Landing Page: Otra forma de aprovechar tu página web para promocionar tu webinar es por medio de una Landing Page. Los anuncios redirigirán a tus usuarios a esta página, o bien puedes añadir otras formas de acceso a lo largo de tu página web. Esta página será el lugar perfecto para explicar la logística, los objetivos del webinar, el horario e incluso un enlace al registro. Para hacerla puedes echar un ojo a estas plantillas de Landing Page gratis de Wix, o bien puedes utilizar el Landing Page Builder.


Haz una publicación en tu blog: Como especialista en tu campo, si aún no tienes un blog donde compartir los conocimientos de tu sector, es hora de hacerte uno. Crear un blog te permitirá expresar todo lo que sabes y convertirte en una autoridad del sector de la que otros quieran aprender.


Adicionalmente, los blogs son fantásticos para mejorar el SEO de las páginas web. Una vez cuentes con un blog en condiciones, escribe un artículo que muestre los detalles más importantes de tu webinar.


Compártelo en tus redes sociales: ¿Qué mejor método existe para dar a conocer algo al mundo, que no sea el marketing en redes sociales? Comparte publicaciones en Facebook, Twitter, Instagram, o LinkedIn para promocionar tu webinar y alcanzar nuevas audiencias. Si quieres expandir aún más tu alcance, puedes considerar usar hashtags o invertir en publicaciones de pago.


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09. Haz un simulacro


A medida que la fecha de la presentación se acerque, lo mejor es que te prepares ensayando toda la experiencia de principio a fin, bien sea a solas o, en dado caso, con los miembros de tu equipo.


Realizar simulacros te permitirá descubrir errores fáciles de solucionar, pero que podrían dañar la experiencia de la audiencia al participar en tu webinar si te sucediesen en vivo y frente a tu público.


Practica tu guión una y otra vez, no esforzándote por aprenderlo a la perfección y de memoria sino familiarizándote con él. Además, esto te permitirá descubrir inconsistencias en el texto, determinar la duración de los diferentes puntos a tratar y mejorar tu desenvolvimiento al hablar.


Este también es el momento de probar tu equipo. Lleva tu laptop, el software y cualquier otro equipo a cualquier caso extremo del webinar para asegurarte de que tu computadora pueda lidiar con todos los procesos que necesitarás durante el webinar. Ejecuta los programas que usarás y muévete entre los programas rápidamente, asegúrate de que todo fluya de forma correcta. En caso de que tengas problemas y el desempeño no sea suficiente, deberás considerar utilizar otra computadora más rápida y con mayor memoria RAM.


Piensa en cada uno de los aspectos técnicos de tu presentación y ponlos a prueba de forma rigurosa. Lo positivo de hacer esto es que podrás descubrir cualquier falla o error que pueda arruinar tu webinar, mientras te encargas de familiarizarte con tus herramientas y de optimizar su funcionamiento conjunto.


Además, haz que un amigo o asistente se encargue de observar todo el ensayo de tu presentación de forma online y como si fuese el webinar final. Esto permitirá que otro pueda percatarse de errores que quizás tú no notaste.


10. Transmite tu webinar


El gran momento finalmente ha llegado y es hora de presentar tu webinar en vivo. Asegúrate de tener suficiente tiempo para hacer todas las preparaciones pertinentes y tener todo listo antes de empezar.


Antes de comenzar a grabar o hacer el ¨stream¨, haz una última revisión a tu guión y material de apoyo para asegurarte de que todo está en orden y según lo esperado.

Una vez la presentación haya terminado, así como la sección de preguntas y respuestas, recuerda compartir con tus espectadores los medios para contactar contigo. Facilita el email de la compañía, tu información de contacto y la de los oradores, así como las redes sociales respectivas para que los miembros de la audiencia puedan mantener el contacto.



¿Qué hacer después del webinar?


Ahora que has hecho tu webinar es hora de decidir qué hacer con la grabación. Después de trabajar tan duro en la preparación y la presentación, no querrás que se pierda en el recuerdo de tus espectadores en vivo, sino que pueda volver a ser visto en línea durante los años por venir.


Por ejemplo, si la versión en vivo fue gratuita, puedes subir la grabación a YouTube y enlazar el video a tu página web. En caso de que desees seguir cobrando por las visitas, considera crear un área exclusiva en tu página web donde solo los miembros que han pagado puedan volver a ver el webinar.


En caso de que recibas demasiadas preguntas sobre los temas discutidos en tu webinar, considera ir más lejos y crear otro seminario o video con un formato de preguntas y respuestas en vivo. Incluso podrías empezar un curso completo en línea para tus usuarios más hambrientos de información.


No pases por alto hacer seguimiento de los usuarios que han asistido a tu webinar, especialmente si el objetivo fue vender un producto o servicio. Para esto, lo mejor es enviar un correo electrónico de agradecimiento en donde solicites feedback. Estos comentarios y críticas pueden resultar muy útiles para mejorar en los webinars que hagas en el futuro.


Consejos profesionales para hacer el webinar perfecto


Ya sabes todo lo necesario para hacer un webinar desde cero y beneficiar al máximo tu negocio. Pero antes de terminar, queremos compartir contigo 4 consejos que podrían resultar muy útiles para perfeccionar tu webinar:


Conoce a tu audiencia


Sea que estés haciendo marketing de contenido B2C o B2B, es tu obligación entender a tu audiencia y saber cuáles son sus puntos débiles más importantes. Conocer los datos demográficos de la audiencia, así como entender qué los llevó a interesarse en tu webinar en primer lugar, son datos muy útiles en ese sentido.

Debes tomar en cuenta que los miembros de tu audiencia han invertido una cantidad de tiempo considerable de su día para asistir a tu webinar. ¿Cómo el tema que estás tocando puede aplicarse de forma práctica a sus vidas, su negocio o su trabajo? En pocas palabras: ¿Qué ganan ellos? Es fundamental que esta pregunta quede respondida antes de terminar el webinar si no quieres causar frustración o incluso rechazo hacia tu marca.


Que el webinar sea interesante


No subestimes esta característica cuando se trata de crear contenido. Un webinar consiste en transmitir información a través de una presentación, y esto en sí mismo puede resultar muy aburrido si no te aseguras de que sea suficientemente interactiva.

Por ejemplo, evita dar una conferencia e intenta que luzca más como una conversación.


Atrévete a contar historias personales y procura ejemplos de la vida real que hayas vivido tú o algún conocido, buscando emocionar a los espectadores. Mantén el entusiasmo, y evita hablar demasiado. Usar diapositivas con demasiado texto o dar la impresión de estar sermoneando puede causar que pierdas audiencia de inmediato.


Si el tono de tu webinar lo permite, es una buena idea hacer preguntas a tu audiencia cada 5 minutos, o puedes aplicar alguna otra forma creativa de hacer que el público participe. Recuerda que tu objetivo no solo es llamar la atención, sino mantenerla durante la duración del webinar.


Solo comparte lo que sea útil


Aún no lo hemos dicho lo suficiente: ¡Necesitas que tu webinar sea interesante para mantener la atención de tu audiencia! Evita cualquier contenido prescindible, y nunca te salgas de lo importante. De tanto en tanto añade sugerencias y consejos prácticos que den más valor a tu charla.


En caso de que vayas a realizar una entrevista, intenta cerrar la brecha entre el invitado y la audiencia. Una excelente forma de lograrlo es formulando preguntas extraídas de los comentarios e intentando que las respuestas siempre tengan un contenido útil para el día a día de los miembros de la audiencia.


Que tus diapositivas sean creativas y de alta calidad


Cuando se trata de un webinar, el material de apoyo y los componentes visuales mostrados durante la presentación te ayudarán a mantener la atención de tu audiencia. Así que querrás evitar largos textos e incorporar más gráficos, tablas e infografías. Procura que tus imágenes transmitan tu identidad de marca, sean de alta calidad y mantengan su relevancia para el tema a tratar.


Una buena idea para lograr transmitir tu identidad de marca es crear diapositivas con plantillas profesionales afines con tu identidad, que se conviertan en tu firma durante los webinars. Esto te ayudará a mejorar tu branding y a llamar la atención de tu audiencia.




Publicado por Equipo de Wix


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