Qué es y cómo hacer un webinar

Comienza por: → Crear una página web → Registrar un dominio 

Los webinars son una forma de evento en línea que ofrece la posibilidad de conectarse en tiempo real con un público amplio y eliminar las limitaciones geográficas y logísticas de los eventos presenciales. En un mundo cada vez más digitalizado, donde las interacciones virtuales han tomado protagonismo, los webinars se han convertido en una herramienta clave para fomentar la comunicación y el aprendizaje.

En el contexto digital actual, crear una página web y organizar webinars son dos herramientas esenciales para empresas, educadores y profesionales que buscan no solo compartir sus conocimientos, sino también crear una comunidad, interactuar con audiencias globales y generar clientes potenciales de calidad. 

Además, los webinars permiten un formato dinámico que puede incluir presentaciones, preguntas en vivo y debates, lo que enriquece la experiencia de aprendizaje. Por eso, vamos a enseñarte cómo hacer un webinar, desde la planificación inicial hasta la ejecución, para que puedas aprovechar al máximo esta potente herramienta de comunicación.

Un webinar o seminario web es una presentación, conferencia, taller o seminario que se lleva a cabo en línea. A diferencia de los eventos presenciales, en los webinars participa una audiencia global a través de Internet. Durante un webinar, los presentadores pueden compartir presentaciones, fotos, documentos y realizar demostraciones en vivo, mientras que los participantes pueden interactuar a través de preguntas, encuestas y chats.

Distintos sectores utilizan los webinars para alcanzar diversos objetivos, como capacitar a empleados, lanzar productos, generar oportunidades comerciales o proporcionar información valiosa a clientes existentes y potenciales. Hay que distinguirlos de otras formas de contenido en línea, como las transmisiones en vivo y las reuniones en línea. Las transmisiones en vivo, por ejemplo, se orientan al entretenimiento y a cubrir eventos en tiempo real de una manera informal. Las reuniones en línea, por su parte, suelen ser colaborativas y directas. En cambio, los webinars están estructurados y son dirigidos por un presentador.

Organizar un webinar tiene grandes ventajas, no solo para quien lo organiza sino también para quienes participan en él.

Un webinar comienza con el registro y la promoción del evento. Para atraer participantes, se utilizan redes sociales, newsletters y la página web del organizador. Los interesados se registran y proporcionan sus datos, lo que ayuda a los organizadores a conocer la asistencia y medir el interés.

El webinar se realiza en una plataforma online donde los presentadores pueden compartir su pantalla y comunicarse en tiempo real. Usualmente, hay una sesión de preguntas y respuestas al final, donde los asistentes pueden preguntar a través de un chat. Si organizas un webinar en directo, asegúrate de gestionar las preguntas para mantener el interés.

Si eliges un webinar grabado, no podrás interactuar en tiempo real, pero es ideal si es tu primera vez o si no te sientes cómodo respondiendo preguntas. También puedes compartir grabaciones de webinars anteriores para quienes no pudieron asistir.

Después del evento, envía un correo de agradecimiento a los asistentes con recursos adicionales para reforzar el contenido y continuar la conversación.

El primer paso es tener claro cuál es el objetivo de tu webinar. ¿Quieres informar a tu audiencia sobre un tema en particular? ¿Deseas lanzar un nuevo producto? ¿O quizás tu meta es generar clientes potenciales? Definir un objetivo claro te ayudará a estructurar mejor el contenido y a medir el éxito del evento.

Para elegir el tema de tu webinar, alinea el contenido con los intereses y necesidades de tu audiencia. Procura que aborde un problema específico o que ofrezca valor. Para ello, investiga las preguntas frecuentes de tus clientes y pídeles ideas. A su vez, revisa los temas que son tendencia en tu sector y cómo los aborda tu competencia.

No olvides que el tema debe estar relacionado con los objetivos de tu negocio, como informar, generar ventas, posicionarte como líder en el sector, entre otros. De esta forma, el esfuerzo que dediques al webinar se alineará con tu misión.

Existen varios formatos para un webinar, cada uno diseñado para adaptarse a diferentes objetivos y estilos de presentación. Estos son algunos de los más comunes:

Para elegir una plataforma de webinar adecuada, debes tener en cuenta varios factores clave que aseguren una buena experiencia tanto para ti como organizador, como para los participantes. Considera los siguientes factores:

En lugar de elegir una plataforma para tu webinar, también puedes crear una página web. Para ello, elige una plataforma como Wix y selecciona una plantilla para webinar. Diseña una página clara y atractiva que incluya un título llamativo, una descripción del webinar, la fecha y hora del evento, y un formulario de registro sencillo. Asegúrate de optimizar la página para dispositivos móviles y aprovecha las herramientas de automatización para enviar confirmaciones y recordatorios.

Luego, promociona tu página web en tus redes sociales para atraer a tu audiencia. Después del webinar, puedes usar la misma página para compartir grabaciones, materiales adicionales y recopilar comentarios de los participantes mediante encuestas.

Una vez tengas tu plataforma, tendrás que organizar el contenido de tu webinar. Puedes seguir estos sencillos pasos:

Una vez tengas tu webinar planificado, es momento de abrir el registro. Para ello, crea una landing page donde los interesados puedan inscribirse. Tu landing page debe contar con un título llamativo que despierte la curiosidad del público. Es importante añadir una breve explicación del webinar, los temas y los presentadores. Además, deberás incluir la fecha y hora del evento (no olvides añadir la zona horaria). Por último, solicita que los participantes completen un breve formulario con su nombre, correo electrónico y quizás alguna pregunta sobre el contenido. Añade una llamada a la acción como “Regístrate ahora” o “Reserva tu lugar”.

Explora más → Te recomendamos leer nuestra guía sobre cómo crear una landing page para sacarle el máximo provecho a este recurso. 

Ahora es momento de dar el evento a conocer. Para que tu público esté al tanto de tu webinar, promociónalo mediante correos electrónicos, en tus redes sociales o incluso con anuncios de pago. Utiliza hashtags relacionados con el tema del webinar para llegar a una audiencia más amplia. 

Sabías que muchas plataformas, como Wix, ofrecen servicios de email marketing que te ayudarán a automatizar estas tareas. Incluso, pueden enviar una confirmación automática a quienes se registren o enviar recordatorios. No es mala idea configurar un par de recordatorios por correo para mantener el interés de los participantes. Para esto, es importante que tu correo luzca profesional, así que considera obtener un correo empresarial que te haga ver profesional y comprometido con tu webinar.

Probar y preparar tu equipo antes de un webinar es clave para asegurarte de que todo salga bien. Primero, asegúrate de tener todo lo necesario: una buena computadora, una conexión a Internet estable, una cámara web de calidad y auriculares con micrófono para evitar ruidos. También es importante que tu espacio esté bien iluminado y libre de distracciones.

Haz una prueba técnica para evitar sorpresas. Antes del evento, revisa todo: asegúrate de que el audio funcione, la cámara esté configurada y la plataforma del webinar esté lista para una transmisión de calidad. Verifica que las diapositivas y cualquier video se vean y reproduzcan sin problemas. Si vas a tener invitados, organiza una sesión de ensayo con ellos para que todos sepan cómo usar la plataforma y las herramientas de interacción.

Finalmente, ten un plan de respaldo. Si la conexión a Internet falla, considera usar un hotspot móvil. Si el micrófono o la cámara no funcionan, prepara dispositivos de repuesto. También, designa a alguien como moderador para manejar preguntas o problemas técnicos durante el webinar. Esta planificación anticipada ayuda a minimizar riesgos y asegura que, aunque surjan inconvenientes, el webinar pueda continuar sin problemas.

Para comenzar bien, haz una introducción clara y profesional: preséntate a ti mismo y a los otros oradores. Esto ayuda a crear confianza y a romper el hielo. Luego, explica brevemente el programa del webinar y destaca los temas importantes y cuánto tiempo se dedicará a cada parte. También menciona si habrá una sesión de preguntas y respuestas al final, para que los participantes sepan cuándo podrán interactuar.

Durante el webinar, intenta involucrar a la audiencia. Usa herramientas interactivas como encuestas, preguntas abiertas o el chat en vivo para fomentar la participación. Tómate un momento para pedir opiniones y verificar si todo está claro. Es importante equilibrar el contenido valioso con momentos de interacción, para que los participantes se sientan parte del evento.

Cuando llegues a la sesión de preguntas y respuestas, gestiona las preguntas a través del chat o usando una herramienta para ello. Si tienes un moderador, deja que elija las preguntas más relevantes o las agrupe por temas. No te extiendas demasiado en tus respuestas, pero asegúrate de dar suficiente información para que la audiencia sienta que sus dudas se abordan. Esta interacción directa es clave para mejorar la comprensión y fortalecer la conexión con la audiencia.

Finalmente, cierra el webinar con un resumen de los puntos clave. Resalta los aprendizajes más importantes o las acciones prácticas que la audiencia puede aplicar. Esto ayudará a los participantes a recordar lo más valioso del contenido. Después del resumen, ofrece una llamada a la acción clara, como descargar material adicional, registrarse para futuros eventos, seguir tus redes sociales o comprar un producto relacionado. Asegúrate de proporcionar los enlaces y recursos necesarios en el chat o en un correo de seguimiento para facilitar esta acción.

Enviar un correo electrónico de seguimiento después de un webinar es clave para mantener el interés de los asistentes, reforzar lo aprendido y fomentar futuras interacciones. Este correo debe agradecer a los participantes por su asistencia, resumir los puntos más importantes y ofrecer enlaces a recursos adicionales, como la grabación del webinar o materiales complementarios. También es buena idea incluir una llamada a la acción, como inscribirse en próximos eventos, descargar contenido relevante o seguirte en redes sociales.

Otra opción es hacer una encuesta para recoger opiniones y evaluar qué tan efectivo fue el webinar. Con preguntas breves, puedes saber lo que los asistentes piensan sobre el contenido, la presentación, la calidad técnica y la interacción del evento. Esta información te ayudará a mejorar y entender mejor lo que le gusta a tu audiencia. Puedes programar la encuesta para que se envíe automáticamente después del webinar.

Para medir el impacto del webinar, revisa las métricas, como el número de inscripciones, la tasa de participación y cuánto tiempo estuvo la gente viendo. También puedes analizar cuántas preguntas se hicieron, las respuestas de la encuesta y cualquier comentario que recibas. Estos datos te ayudarán a saber qué partes del webinar interesaron más a tu audiencia y qué áreas necesitan ajustes. Usa esta información para mejorar tu contenido, hacer una mejor promoción y ofrecer más valor en futuros webinars.

En el panorama digital actual, los webinars se han convertido en una herramienta esencial para la comunicación y el marketing. No solo te permiten llegar a audiencias más amplias, sino que también facilitan la interacción en tiempo real, lo que fomenta la construcción de relaciones más sólidas con los clientes existentes y potenciales.

Como vimos, si planificas contenido educativo y atractivo, los webinars te ayudarán a posicionarte como líder en tu sector, a la vez que generarán oportunidades de conversión de asistentes a clientes. Por eso, aprovechar esta modalidad es clave para destacarte y mantener una conexión significativa con tu audiencia.

Ya seas principiante o experto en tu campo, hacer un webinar es una excelente manera de compartir tus conocimientos, promocionar tus productos o servicios y conectarte con tu comunidad. Con la correcta planificación, tecnología y estrategia de contenido, puedes diseñar un evento informativo y significativo a la vez.