Este artículo fue creado en agosto de 2019 y actualizado en abril de 2020
A medida que las líneas entre el trabajo y la vida personal parecen cada vez más borrosas, la gestión del tiempo se ha convertido en una habilidad crucial para los profesionales de todas las industrias. Dado que la tecnología desempeña un papel tan importante en todos los aspectos de nuestra vida, es fácil perder la noción del tiempo mientras te concentras en crear un sitio web o navegar por las redes sociales. Y, por supuesto, solo tiene sentido que recurramos a la tecnología mientras luchamos por mantener nuestros horarios. Seguramente hay una manera de delegar, acelerar, automatizar o posiblemente evitar algunas de sus tareas diarias. Es por eso que hemos seleccionado una lista de 20 aplicaciones de administración del tiempo que lo ayudarán a aumentar su productividad.
Las mejores aplicaciones para organizar el tiempo
Wix
Evernote
1Password
SaneBox
Siri Shortcuts
Kiwake App
RescueTime
Pocket
Slack
Dropbox
Toggl
Asana
Loop - Habit Tracker
Focus Booster
Noisli
Freedom
Forest App
Headspace
1-3-5 Method
Remember the Milk
01. Wix
¿Buscas una herramienta completa de negocios que te permita conectar con tus clientes, promocionar tu marca y automatizar la mayoría de tus tareas de ventas y marketing? La solución está aquí con las funciones de Wix.
Es una solución tan completa que no sabemos por dónde empezar. Por ejemplo, te permite monitorear el comportamiento del comprador, crear relaciones fluidas con tus clientes (desde el chat hasta la cotización de costes, gestión de facturas, envíos, pagos, etc.), optimizar el SEO de tu sitio y crear piezas promocionales como videos, posts en redes sociales y campañas de email marketing , entre otros. Y todo esto lo puedes gestionar desde el panel de control de tu cuenta de usuario Wix, lo que además significa que ¡solo tienes que recordar una contraseña para acceder a cientos de sofisticadas funciones!
Costo: el plan básico es gratuito cuando creas tu página con Wix. Los planes avanzados están disponibles están disponibles al comprar una suscripción premium de Wix.
Disponible en: una vez que creas una página web con Wix, podrás usar las funciones desde el panel de control.
02. Evernote
Esta es la mejor app para organizar tareas, ideas, investigaciones, y proyectos. Esta solución puede recopilar todo, desde palabras a imágenes y notas de voz. Ya que pasamos la mayor parte del tiempo navegando en nuestros teléfonos o computadoras, también es fácil marcar o capturar la información de la página web directamente desde tu cuenta de Evernote. Y lo mejor de todo es que la puedes sincronizar con todos tus dispositivos y así estar al tanto de las cosas que quieres.
Costo: versión gratuita disponible. Hay versiones premium y planes de negocios desde los USD 4,99 al mes. Compara aquí los planes.
Disponible en: versión de escritorio y aplicaciones para iOS y Android.
03. 1Password
Seguramente tienes una cantidad infinita de contraseñas, y es imposible recordarlas todas. Si tienes la intención de escribirlas deberás tener mucho cuidado de que nadie acceda a ellas (ciertamente es el método más cómodo para recordar contraseñas).
Para evitar cualquier “fuga de contraseñas”, 1Password es tu aliado nº 1, ya que se trata de una aplicación súper segura que puede almacenar todas tus contraseñas además de otros datos privados como números de cuentas bancarias, tarjetas de crédito, pasaportes y más). El proceso es sencillo: completas tu información de usuario en las páginas web y aplicaciones que usas para poder iniciar sesión con un solo clic. Con 1Password, solo necesitarás recordar una contraseña maestra, algo que el cerebro humano puede manejar (por lo menos, por ahora).
Costo: USD 2,99 al mes con una prueba gratuita de 30 días.
Disponible en: versión de escritorio, sincronización con iOS, Windows, Android, Linux y Chrome OS.
04. SaneBox
Tal como lo indica su nombre en inglés (caja de cordura), el objetivo de SaneBox es devolverle el sentido al proceso de mensajería de correo electrónico. En promedio, pasamos el 28% de nuestros días de trabajo revisando nuestras bandejas de entrada, lo que atenta de forma directa con nuestra productividad. El sistema de filtro inteligente de SaneBox puede ayudarte a dejar de perder tiempo a través de acciones como clasificar automáticamente tus correos electrónicos en diferentes bandejas de entrada de acuerdo con lo que necesites. Un ejemplo: "Proyectos comunes”, “Suscripciones a boletines”, “Informes semanales de estadísticas semanales”, etc. Así, podrás concentrarte mejor en lo más importante cuando lo necesites.
Otras funciones incluidas son la cancelación automática de suscripciones, un resumen de los boletines informativos que se te envían y el rescate de correos electrónicos que entraron a la bandeja de spam pero pueden servirte. Todo esto te permitirá tener la cabeza más despejada y así administrar tu tiempo de manera más inteligente.
Costo: los planes comienzan en USD 59 al año con una prueba gratuita de 14 días.
Disponible en: SaneBox se puede integrar con tu bandeja de entrada en Google, Office365, iCloud, Yahoo o cualquier otro proveedor en cualquier dispositivo.
05. Atajos de Siri
Hay una manera genial de ahorrar tiempo en lo que se refiere a hacer las mismas tareas una y otra vez: la solución es automatizarlas. Los accesos directos de Siri les ayudarán a los usuarios de iOS a realizar sus tareas más frecuentes con apenas un toque en el teléfono o una simple inquietud dirigida a Siri. Algunos ejemplos de tareas son: rutas para volver a tu casa, marcar una reunión de forma virtual, crear archivos PDF automáticos desde páginas web o aplicaciones y configurar recordatorios para que aparezcan cuando llegues a la oficina. Las opciones son muchas y variadas. Pruébalo por ti mismo. Encima no cuesta ni un centavo.
Costo: gratis
Disponible en: iOS.
06. Kiwake
Si eres uno de esos que pone “repetir cada cinco minutos” en la alarma del teléfono o si bien diez diferentes tipos de sonidos no son suficientes para despertarte, esta es la aplicación ideal. Kiwake es una alarma inteligente diseñada para ayudarte a superar estos problemas de la mañana con un breve pero completo proceso de activación.
La aplicación logra que te levantes de la cama al hacer que tomes una foto de un objeto lejano, juegues a un mini juego mental o leas tus objetivos principales para motivarte desde el momento en que te despiertas. Y ni pensar en el botón “Repetir” porque ni siquiera existe. Puedes elegir tu método para salir de la cama y ver cómo te conviertes en un ser matutino en poco tiempo.
Costo: USD 7,99
Disponible en: iOS.
07. RescueTime
Saber administrar el tiempo de forma eficiente ¡vale oro!. Uno de los mejores consejos para organizarse y ser más productivo es identificar dónde pasas realmente tu tiempo. RescueTime registra esta información realizando un seguimiento automático de cada minuto que has pasado usando aplicaciones y páginas web. Al final del día, te envía un informe bien detallado a ti o a tu equipo que presenta una visión general del día y ayuda a tomar decisiones estratégicas en consecuencia. RescueTime no solo registra tus horas sino que incluye otras funciones como alertas para limitar tu tiempo en sitios específicos y opción de bloqueo de páginas web y aplicaciones.
Costo: el plan más básico es gratis pero los planes premium comienzan en USD 9 al mes.
Disponible en: versión de escritorio.
08. Pocket
Cuando navegas por Internet por trabajo o placer te encuentras con muchas cosas que te interesan. De eso se trata el marketing digital, claro: distraerte y lograr que hagas clic de un enlace a otro. Pero administrar tu tiempo es algo serio y tienes que concentrarte para lograrlo al hacer foco en una tarea por vez. Para esto puedes usar Pocket y guardar esos otros artículos, páginas web y videos que te interesen para una vista posterior cuando estés realmente menos ocupado. Esto es tan sencillo como descargar la aplicación y tocar el ícono de “Pocket” (bolsillo) para marcar de forma inmediata una página web en tu feed a la que regresarás más tarde.
Costo: gratis.
Disponible en: aplicaciones para iOS y Android, Mac App Store y Amazon.
09. Slack
Slack llegó al mundo para ayudar a la gente a trabajar en equipo de forma más inteligente. Es una aplicación de productividad que mejora la mensajería individual con chats grupales. Ya sea acerca de un proyecto, tema o equipo particular, la aplicación hace que la comunicación del equipo fluya mejor. Salvo que se hagan en privado, todas las conversaciones están abiertas a cualquiera que forme parte del equipo, lo que permite que todos puedan acceder fácilmente a la información en cualquier momento.
Además de lo referido a la simple mensajería, Slack es integrable a otras soluciones como Google Drive, Asana, Outlook y Trello, lo que permite que las tareas de tu negocio fluyan de forma natural y ordenada. La plataforma es completamente segura gracias a sus tecnologías de encriptación y la doble autenticación. Además, el inicio de sesión es único.
Costo: planes gratuitos disponibles para equipos pequeños. Hay planes estándar y avanzados desde los USD 6,67 por usuario al mes.
Disponible en: Versión de escritorio también descargable como una aplicación para tu teléfono.
10. Dropbox
Dropbox es una plataforma de alojamiento de archivos en la nube que soluciona tus necesidades de almacenamiento y colaboración. Allí puedes guardar, editar y explorar archivos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo inteligente. Lo puedes usar para tus cosas personales o trabajar en equipo y dejar comentarios a tus compañeros o clientes, lo que te ahorra tiempo en múltiples plataformas. Cuando estás conectado, puedes guardar cualquier archivo, desde documentos a videos, imágenes y más.
Costo: planes básicos gratis con almacenamiento limitado. Los planes de negocios y con más almacenamiento arrancan en USD 12,50 por usuario al mes.
Disponible en: versión de escritorio y aplicaciones para iOS y Android.
11. Toggl
Toggl es la aplicación ideal para ayudarte a ti y a tus compañeros a aumentar la productividad al identificar en qué están usando el tiempo y enseñándoles cómo optimizarlo mejor. La solución es muy simple -muy parecida a RescueTime- y el foco está puesto en el trabajo de equipo. Lo único que tienes que hacer es presionar un botón para iniciar tu temporizador en cada tarea. Luego, Toggl desglosará tus datos en un informe del que podrás hacer un seguimiento de más de unos minutos. Así comprenderás cuánto vale tu tiempo y también podrás tomar decisiones más inteligentes de cara al futuro. Esta aplicación está disponible para cualquier dispositivo e incluso presenta una extensión de Chrome. Los usuarios de iPhone la pueden integrar con Siri. ¡No moverás ni un dedo!
Costo: los planes arrancan en USD 9 por usuario al mes. Hay disponible una opción de prueba gratuita.
Disponible en: versión de escritorio y aplicaciones para iOS y Android. También en Mac App Store y extensión de Chrome.
12. Asana
Asana es la solución perfecta para tomar el control de tu agenda con organización, seguimiento y administración de funciones. Asana está programada con todas las necesidades que necesitas para asegurarte de cumplir con tus plazos y no perder el ritmo de trabajo. Esto incluye desde una lista de los pasos de tus proyectos y prioridades hasta una línea de tiempo general, calendario, informe de progresos y más. La aplicación tiene también la función de hacer que converses con tus compañeros de equipo y la carga colectiva de archivos.
La función de “arrastrar y soltar” te va a permitir moverte con facilidad y y ajustar cambios en tus proyectos. De principio a fin.
Costo: los planes básicos son gratis mientras que los avanzados comienzan en USD 9,99 por usuario al mes.
Disponible en: versión de escritorio y aplicaciones para iOS y Android.
Crear hábitos fuertes y productivos es un proceso que requiere tiempo y dedicación. Loop te va a ayudar a esforzarte por alcanzar tus objetivos. Desde levantarte temprano hasta meditar, hacer ejercicio y mucho más. Sí, Loop te ayuda a crear y mantener buenos hábitos, analizará tu progreso y te dará con frecuencia un informe completo de lo cerca que estés de alcanzar tu objetivo.
Los hábitos diarios son tareas que se hacen más fáciles con el tiempo y contribuyen a reducir el proceso de toma de decisiones introduciendo una obligación en tu día, algo que te ayudará a gestionar mejor tu agenda.
Costo: Gratis.
Disponible en: aplicación para Android.
14. Focus Booster
Según esta plataforma, “cada interrupción te demora hasta 25 minutos para que vuelvas a lo que hacías”. Focus Booster te ayuda a concentrarte mejor gracias al uso de un método de gestión del tiempo llamado “Técnica Pomodoro”, que divide tus tareas en intervalos de tiempo de concentración y descanso. Puedes personalizar la duración de cada sesión, configurar tu actividad y realizar un seguimiento de tus progresos para saber cómo estás usando cada minuto de tu día.
Costo: los planes básicos son gratis mientras que las opciones más avanzadas comienzan en USD 2,99 al mes.
Disponible en: versión de escritorio y aplicaciones para iOS y Android.
15. Noisli
Está comprobado que las melodías y sonidos relajantes ayudan a aumentar la concentración. Noisli te permite ser tu propio curador musical al poder mezclar diferentes ritmos naturales y crear tu propia combinación sonora que te ayude a concentrarte. La biblioteca de sonidos incluye viento, lluvia, tormentas, fogatas, cafeterías, ruido blanco y más.
Costo: gratis en la versión escritorio, USD 1,99 en iTunes y Google Play.
Disponible en: versión de escritorio y aplicaciones para iOS y Android.
16. Freedom
Hay diferentes métodos para que te concentres y hagas foco. Así lo demuestran los dos ejemplos anteriores. Este proceso trata de desactivar a la fuerza todas las distracciones y bloquear las aplicaciones que elijas por períodos de tiempo determinados. Sin las distracciones de las compras online, tu feed de Instagram o las actualizaciones de noticias que llegan mientras trata de concentrarte en tu trabajo, tendrás la libertad para alcanzar más metas a lo largo del día.
Costo: Gratis.
Disponible en: versión de escritorio, aplicaciones para iOS y Android y extensiones de navegadores.
17. Forest App
¿Sabías que si te concentras en tu trabajo durante períodos de tiempo precisos podrías ayudar a salvar el planeta? Si dejas abierta la aplicación y te obligas a concentrarte, la compañía plantará una semilla real en un bosque y una virtual en la aplicación. Sí, lentamente comenzará a crecer un árbol. Si abandonas la aplicación y pierdes el foco, tu árbol digital dejará de crecer. La realidad es que el equipo de Forest está asociado con la organización Trees for the Future para plantar árboles reales en la naturaleza.
Costo: USD 1,99.
18. Headspace
La meditación es un ejercicio que entrena nuestras mentes para que funcione mejor. Hay distintas formas que te pueden ayudar a despejar tus pensamientos improductivos, reducir el estrés y ansiedad y enseñarte a concentrarte mejor y por más tiempo. Headspace es una de las mejores aplicaciones de meditación para esto y te ofrece cientos de meditaciones guiadas en muchas categorías diferentes.
Comienza con los ejercicios más básicos que te enseñan a meditar. Luego, puedes tomar cursos gratuitos, pagos y sesiones individuales que cubren temas que van desde dejar atrás el estrés y la ansiedad hasta hallar el equilibrio o quedarte dormido. Algunas meditaciones guiadas son muy específicas: un ejemplo es tu relación con la tecnología o cómo prepararte para una presentación en el trabajo.
Costo: gratis con meditaciones limitadas. Más opciones disponibles desde USD 7,99 al mes.
Disponible en: versión de escritorio y aplicaciones para iOS y Android.
19. 1-3-5 Method
Aprende a priorizar las tareas diarias al dividir tu día en metas reales y posibles. El método 1-3-5 te obliga a elegir una tarea principal, tres intermedias y cinco menores que planeas cumplir en un determinado día. Puedes dividir el contenido en etiquetes personales, laborales y otras en diferentes categorías para priorizar tu día de acuerdo con tu vida. Esta aplicación puede ser sincronizada con cualquier dispositivo inteligente para que puedas acceder a ella sin importar dónde estés.
Costo: gratis para cuentas básicas. La versión paga comienza en USD 2,50 al mes.
Disponible en: versión de escritorio o desde el navegador de cualquier dispositivo inteligente.
¿Sueles repasar seguido en tu cabeza tu lista de tareas pendientes? Incluso escribirla no impide que muchos tengamos pensamientos compulsivos relacionados con nuestras tareas diarias. Remember the milk es la lista inteligente de tareas que te recuerda lo que tienes pendiente para que pases menos tiempo pensando en eso y más tiempo viviendo tu vida.
Es muy fácil añadir tareas y luego organizarlas según su prioridad, número de ocurrencias, etiquetas, tareas relacionadas e incluso archivos de Dropbox o Google Drive. También puedes compartir tus listas con otras personas. Elige la manera en que quieres que se te recuerde las tareas: correo electrónico, mensaje de texto, mensajería instantánea, Twitter o una aplicación móvil. ¡Eso es todo! Jamás volverás a olvidarte de algo.
Costo: plan base gratis o cuenta premium a USD 39,99 por año.
Disponible en: versión de escritorio y aplicaciones para iOS y Android.
