Dirigir un negocio puede ser agotador, especialmente cuando se trata de gestionar pedidos, atender a los clientes y manejar la postventa. Sin embargo, hoy contamos con la tecnología para centralizar y automatizar tareas que antes nos llevaban semanas. ¿Conoces la gestión de pedidos?
En el mundo del comercio actual, la gestión de pedidos se ha convertido en un componente crucial para el éxito de cualquier negocio. Esta práctica se refiere al proceso de recibir, procesar y ejecutar los pedidos de los clientes de manera eficiente y precisa. Para una tienda online, donde la experiencia del cliente es fundamental, optimizar la gestión de pedidos no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que también puede reducir costos operativos y aumentar las ventas.
En este artículo Alfredo Garcia Herrera, de Skydropx, comparte qué implica exactamente la gestión de pedidos para el éxito de tu negocio. Descubre los sistemas que facilitan la gestión, sus beneficios, mejores prácticas, errores a evitar y consejos para lograr una gestión de pedidos eficiente.
¿Qué es la gestión de pedidos?
La gestión de pedidos es el proceso que abarca todas las etapas desde que un cliente realiza una compra en una tienda en línea hasta que recibe su producto en la puerta de su casa. Aquí te explicamos los pasos clave involucrados:
Confirmación del pedido.
Actualización de inventario.
Empaquetado del producto.
Creación de las guías de envío.
Entrega final al cliente.
Seguimiento post-venta.
¿Por qué es importante la gestión de pedidos?
La gestión de pedidos es importante porque va más allá de simplemente trasladar productos de un lugar a otro. Este proceso no es solo una etapa en la venta; su verdadera importancia radica en cómo afecta a toda la cadena de suministro y a la experiencia del cliente. Cuando los pedidos se manejan de manera eficiente, los clientes reciben sus productos a tiempo y en buenas condiciones, lo que mejora su satisfacción. Esto, a su vez, fortalece la reputación de tu eCommerce o tienda, lo que genera lealtad y recomendaciones. En un mercado competitivo, una buena gestión de pedidos puede ser la clave para el éxito de tu negocio.
¿Cuáles son los beneficios de una buena gestión de pedidos?
Gestionar de manera correcta los pedidos de tu negocio puede brindarte numerosos beneficios, entre los que se encuentran:
Mejora del tiempo de entrega. Una gestión de pedidos eficiente reduce los tiempos de procesamiento del envío, lo que permite que tus productos lleguen más rápido a tus clientes.
Optimización de los costos de operación. Al automatizar procesos y contar con una buena organización se pueden evitar errores costosos como envíos incorrectos o extraviados, devoluciones innecesarias e incluso la sobreventa de productos.
Control eficiente del inventario. Esto promueve que los productos se vendan y repongan de manera adecuada, lo que permite mantener ofertas actualizadas y evitar las pérdidas y el exceso de inventario.
Satisfacción del cliente. La correcta administración de pedidos promueve buenas reseñas y menos quejas, además, el seguimiento y la información automatizados aumentan la confianza en tu negocio.
Incremento de la retención de clientes. Al fomentar la lealtad y la confianza hacia tu negocio, los clientes serán más propensos a comprar nuevamente y con mayor regularidad. A largo plazo, esto también atraerá más clientes y su posterior lealtad.
Automatización y eficiencia. Integrar un sistema de gestión de pedidos a tu negocio te permite ahorrar tiempo, pues con esto es posible automatizar gran parte de los procesos.
Aumento de la rentabilidad de tu negocio. Un buen manejo de los pedidos permite que tu negocio siga creciendo, vendiendo e incrementando sus ingresos.
Mejora de las relaciones comerciales. Seguir los procesos de manera correcta permite que tu negocio cree relaciones comerciales estrechas que a la larga pueden traducirse en mejores contratos, aumento de la confianza entre ambas partes e incluso diversas colaboraciones o patrocinios.
¿Cuáles son los elementos esenciales en la gestión de pedidos?
Como en todo, la gestión de pedidos también se compone de elementos esenciales o primordiales. Estos abarcan todos los aspectos significativos para que la gestión de pedidos sea fluida y eficiente.
Procesamiento de envíos. Este es el eje central de la gestión de pedidos, ya que abarca desde la recepción del pedido hasta la confirmación de la entrega.
Gestión de inventarios. Este elemento garantiza que siempre se puedan cumplir los pedidos de los clientes sin interrupciones o retrasos provocados por la sobreventa o la falta de productos.
Comunicación con el cliente. Una comunicación eficaz con el cliente es fundamental para generar confianza en tu negocio y así mejorar la experiencia de compra. Recuerda que brindar transparencia en cada etapa del proceso genera una percepción positiva.
¿Cómo funciona la gestión de pedidos?
Dado que se trata de un proceso clave para los e-Commerce actuales, la gestión de pedidos funciona a través de una serie de pasos. A continuación, te los listamos:
Recepción del pedido: El ciclo comienza cuando un cliente realiza una compra, ya sea en línea o en una tienda física. En ese momento, el sistema de gestión recibe todos los detalles de la transacción, como el producto, el precio, la dirección de envío y el método de pago.
Explora más → Si aún no tienes una tienda online, aprende cómo crear una tienda online. Una tienda online no solo te permite llegar a más clientes, sino que también facilita la gestión de pedidos y el seguimiento del inventario.
Verificación del pedido: Una vez que se tienen los detalles, el sistema verifica automáticamente que toda la información sea correcta. Esto incluye comprobar que el producto esté disponible, las especificaciones y que el pago se haya confirmado.
Preparación del pedido: Después, el pedido se marca como listo para prepararse. Aquí se seleccionan los productos del inventario y se empaquetan según las normas de envío. Este paso puede hacerse en el almacén del negocio, en un centro de distribución o a través de un proveedor externo.
Explora más → Si te interesa aprender más sobre la preparación de un producto, lee nuestro artículo sobre el empaquetado de productos y descubre cómo una buena estrategia de empaquetado puede transformar tu gestión de pedidos.
Envío del pedido: Una vez empaquetado, el pedido se etiqueta y se asigna a una empresa de mensajería. Así, tanto el negocio como el cliente pueden rastrear el envío.
Seguimiento del envío: Se informa al cliente sobre el estado del envío, con actualizaciones como “preparado”, “en tránsito” o “entregado”. Es importante que el cliente se sienta informado sobre el estado de su pedido.
Entrega del pedido: La empresa de mensajería entrega el paquete al cliente y, en el sistema, se confirma la entrega al marcar el pedido como completado.
Servicio postventa: Por último, se debe atender cualquier necesidad del cliente después de recibir su paquete, como resolver dudas, gestionar quejas o procesar devoluciones y reembolsos. El sistema debe facilitar este proceso para que sea rápido y eficiente.
Explora más: → Conoce los aspectos clave para crear una política de devoluciones. Una política clara y bien definida no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también optimiza el proceso de devoluciones, lo que puede aumentar la satisfacción y fidelidad del cliente.
¿Cómo se puede lograr la eficiencia en la gestión de pedidos?
Hay 4 pasos esenciales a tener en cuenta para lograr una gestión de pedidos eficiente:
Evalúa las necesidades de tu negocio: Antes de elegir cualquier software debes evaluar cuáles son las necesidades específicas de tu negocio. Es decir, plantéate solo las preguntas relacionadas con lo que te interesa mejorar o solucionar. Por ejemplo: ¿Cuántos pedidos recibes diariamente? ¿Aproximadamente cuántos envíos realizarás? ¿Cuáles son los desafíos que enfrentarás? etc.
Encuentra el mejor sistema: Tan pronto decidas qué es lo que buscas y cuáles son tus necesidades principales, es momento de que decidas cuál sistema de pedidos es el más adecuado para tu negocio. Ten en cuenta que es importante que elijas aquel que mejor se adapte a tus requerimientos y presupuesto.
Navega y personaliza: Recuerda que el sistema debe funcionar perfectamente para tus necesidades, por lo que tras seleccionar aquel que mejor se acople a tu manera de trabajar, es momento de personalizarlo y hacer que esté mucho más adaptado a tu negocio. Aquí puedes configurar todo lo necesario como las reglas del inventario, la base de datos, las guías de envío, etc.
Mejora continuamente: Conforme aplicas el sistema, es necesario que continúes revisando, proponiendo áreas de mejora y afinando procesos. En este aspecto es crucial tener en cuenta las opiniones de los empleados y clientes para asegurarte de que se cumplan las expectativas de ambas partes.
Consejos para mejorar la gestión de pedidos y la experiencia del cliente:
Mantén una buena comunicación: Procura que tus clientes siempre estén informados sobre el estado de su pedido, especialmente si hay algún contratiempo o problema con la entrega. Para esto, puedes ofrecer actualizaciones constantes y facilitar el seguimiento en línea. Esto hará que su satisfacción y el deseo de volver a comprar en tu negocio incrementen.
Automatiza todo lo necesario: Ten en cuenta que para mejorar la eficiencia de tu negocio es necesario implementar un sistema de gestión de pedidos que automatice todas aquellas tareas manuales que son propensas a errores o ralentizan el proceso. Para esto, puedes centralizar tu logística, conectar tu tienda en línea o sincronizar el inventario en tiempo real.
Optimiza tu almacén: Para agilizar las recolecciones o el picking de tus pedidos te recomendamos optimizar tu almacén. Para comenzar, solo debes organizar los productos según la rotación que tengan. Esto lo puedes hacer utilizando códigos de barras o tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFDI).
Haz seguimiento: Monitoriza los tiempos de procesamiento de envío y entrega de pedidos; para ello, puedes utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) para identificar áreas de mejora. Al monitorear estos KPI podrás detectar oportunidades de mejora e impedimentos para continuar procesos o tareas y, al mismo tiempo, ofrecer un servicio más rápido y confiable.
Nuevas tecnologías para la gestión de pedidos
En pleno siglo XXI, no es novedad que hayan aparecido nuevas tecnologías e inventos que revolucionan la manera en la que los negocios llevan sus operaciones. Sin embargo, hay unas cuantas que se destacan por ser más novedosas; mira a continuación cuáles son:
Sistemas de gestión de pedidos: Para llevar a cabo una gestión efectiva, es fundamental contar con el apoyo de sistemas de gestión de pedidos, conocidos como OMS (Order Management System). Estos softwares son esenciales para centralizar la información necesaria en los negocios. Permiten gestionar el ciclo completo de un pedido, desde la recepción hasta la entrega, además de integrar múltiples canales de venta y optimizar el flujo de trabajo.
Plataformas de gestión logística: La logística juega un papel crucial en la gestión de pedidos, por lo que las plataformas que ofrecen funcionalidades específicas para facilitar y agilizar los envíos son imprescindibles. Un buen ejemplo es Skydropx, que proporciona soluciones como la creación y cotización de envíos, seguimiento en tiempo real, integraciones con diversos canales de venta y un amplio catálogo de opciones de empaquetado.
Además, ya existe una integración de Skydropx con Wix, que permite gestionar envíos y sincronizar pedidos de manera automática, para optimizar así el proceso logístico de tu tienda online.
Inteligencia artificial o IA: La inteligencia artificial ha llegado para transformar el panorama empresarial al ofrecer herramientas que pueden predecir la demanda de tu negocio y optimizar el servicio al cliente. Estas soluciones suelen presentarse en forma de asistentes virtuales, chatbots o análisis predictivos basados en IA.
Explora más → Descubre más herramientas de eCommerce que pueden mejorar la gestión de pedidos y optimizar tus procesos.
Preguntas frecuentes sobre qué es la gestión de pedidos y cómo optimizarla
¿Cómo puedo evitar retrasos en las entregas?
Para evitar retrasos en las entregas de tu negocio debes usar empaquetados confiables, optimizar la logística del almacén y mantener el control del inventario.
¿Cómo puedo manejar las devoluciones de manera eficiente?
¿Cómo evitar errores en el picking?
¿Qué tipos de sistemas de gestión existen?
Conclusión
La gestión de pedidos es un componente crítico para el éxito de cualquier negocio que maneje ventas de productos. Optimizar este proceso implica adoptar tecnologías avanzadas, como sistemas de gestión de pedidos automatizados, que permiten una mayor precisión y eficiencia.
La mejora continua de los procesos de inventario, el seguimiento de envíos y la comunicación efectiva con los clientes aseguran una experiencia de compra fluida. Implementar estas estrategias no solo reduce costos operativos y minimiza errores, sino que también incrementa la satisfacción del cliente, lo cual es fundamental para la fidelización y el crecimiento a largo plazo del negocio. Además, estar informado sobre las tendencias actuales te permitirá anticipar problemas y aprovechar nuevas oportunidades.