Cómo hacer un dossier de prensa para tu negocio (+ Ejemplos)
Una de las maneras más eficientes de hacer que tu negocio esté "en boca de todos" es aparecer en revistas, periódicos y otras publicaciones. Y esto se consigue siendo proactivo.
En el mundo digital en el que vivimos, esto implica tener una presencia online, porque al igual que el resto de los mortales, los periodistas también acuden a Google cuando necesitan información sobre una empresa o un producto.
Así, nuestra guía paso a paso para crear una página web profesional para tu negocio cobra más sentido que nunca. Tener una página web te ayudará a establecer tu marca en el universo online así como atraer a clientes potenciales que buscan un negocio como el tuyo.
Sin embargo, esto no es suficiente. Necesitas aparecer en los titulares y para ello deber proveer a los periodistas de contenido lo suficientemente atractivo para que decidan contar tu historias. Es decir, tienes que preparar un dossier de prensa y en este artículo te contaremos cómo.
¿Qué es un dossier de prensa?
Definición:
Un dossier de prensa es una presentación general de su empresa. Reúne información práctica, clara y concreta que se utilizará para la cobertura de los medios. El objetivo es poner a disposición de periodistas, bloggers y medios de comunicación tanto datos estratégicos como información relevante (historia, estadísticas, citas, etc.). Podríamos decir que es algo así como el currículum online de tu empresa.
La diferencia entre un dossier de prensa y un nota de prensa.
Una nota de prensa es un documento muy breve que aporta información sobre un hecho específico y puntual. Su usa para anunciar un evento, un lanzamiento de producto, un cambio de dirección estratégico, etc. Es meramente informativo y, por lo tanto, debe ser lo más objetivo y neutral posible.
El dossier de prensa, sin embargo, es un instrumento de comunicación corporativa que presenta a tu empresa de una manera más amplia y completa. Por lo general es largo y sirve como una herramienta de trabajo para periodistas. Lo utilizan para preparar una entrevista o escribir un artículo sobre su empresa.
Ambos son complementarios pero muy diferentes.Sin embargo el objetivo común es lograr cobertura en medios, ayudándote a ganar más exposición, tráfico para tu página web y, en consecuencia, más negocios y ventas.
¿Para quién es tu dossier de prensa?
Un dossier de prensa no es un elemento publicitario banal que se distribuye a la ligera. Se trata de información de interés que una empresa poner a disposición de personas específicas para que hablen de ella. Estas personas son: periodistas, inversionistas, bloggers o medios de comunicación.
Tanto cuando creas el dossier de prensa como cuando lo distribuyes, debes tener muy presente a tu público y ser lo más específico posible. Los medios suelen estar muy ocupados y reciben miles de comunicados y carpetas de prensa al día por lo que querrás evitar que el tuyo acabe en la basura. Por ejemplo, no tiene sentido enviar un comunicado sobre tu nueva banda de rock a un reportero de negocios. Invierte unas horas en hacer una pequeña investigación para conseguir el máximo impacto.
Y hablando del momento de creación del dossier, es recomendable tener un dossier de prensa online, pues es muy beneficioso para tu SEO. Al proporcionar contenido actual, original y de calidad en su página, harás las delicias de los robots de Google que te recompensarán con un buen posicionamiento en las páginas de resultados.
Las empresas no son las únicas que crean dossiers de prensa. También es un modo de darse a conocer para artistas emergentes. De hecho, en la industria de la música se llaman EPK (o Kit de Prensa Eléctronico), mientras en el mundo de la fotografía el dossier se usa para promover el trabajo de los fotógrafos de manera efectiva entre clientes y otros profesionales.
¿Cómo redactar un dossier de prensa?
Tal como comentamos anteriormente, antes de comenzar a recopilar y redactar la información que contendrá tu kit de prensa, debes tener muy en cuenta a quién te diriges y sobre todo la características intrínsecas de tu industria. Dependiendo del público y el tipo de negocio variará el tipo de redacción. Sin embargo, existen algunas pautas que todo dossier de prensa efectivo debe seguir:
Claridad: el contenido debe ser claro, simple y conciso.
Objetividad: Es verdad que estás escribiendo sobre tu negocio pero trata de ser lo más objetivo posible o, al menos, no mientas ni adornes los datos.
Extensión: Recuerda que los periodistas son personas ocupadas, un dossier de prensa de 30 páginas tienes muchas probabilidades de acabar el archivo de alguna redacción.
Vocabulario: A no ser que te dediques a algo muy técnico y te dirijas a la prensa científica, evita usar muchos tecnicismos. Cuanto más sencilla y digerible sea la información, más probabilidad de ser publicada tendrá.
¿Qué incluye un dossier de prensa?
Los componentes de un dossier de medios variarán según el negocio y la industria. Sin embargo, a continuación enumeramos los elementos más comunes e importantes:
Descripción general de la compañía: Esta sección es la que responde a preguntas como "¿quiénes somos?", "Qué ofrecemos" y "¿por qué debería importarle?". Todo negocio tiene una historia detrás de su creación que puede servir como potente herramienta de marketing. Contar esta historia es una oportunidad para demostrar creatividad y hacer una declaración de intenciones (la misión de la empresa). Además sirve para comunicar datos de interés: ubicación, productos / servicios, número de empleados, etc. Sin duda, hay mucho que decir pero es importante seguir las pautas de redacción y mantener esta descripción lo más corta y sencilla posible.
Estadísticas de la empresa: Se trata de proporcionar a los medios información relevante sobre tu empresa y tus clientes. Estos datos van desde el crecimiento anual de las ventas como el número de seguidores en las redes sociales o la cantidad de rondas de financiamiento que la compañía ha logrado. Es una oportunidad para mostrar cuánto ha crecido la empresa y por qué tu marca debe tener un papel protagónico en la industria. *Consejo profesional - para lograr un impacto visual óptimo, puedes mostrar ese contenido en forma de infografía.
Citas: Las citas se pueden traducir fácilmente en titulares de prensa. Estas frases deben ser inspiradoras e impactantes, pero también cortas y escritas en primera persona.
Biografías: Este es el espacio para contar de forma breve la historia de las personas que hacen funcionar la empresa: fundadores y altos ejecutivos. Incluir fotos de cada persona en esta sección ayudará a la prensa a ponerle cara a los nombres.
Enlace a las redes sociales: Agregar enlaces a los perfiles corporativos en Facebook, LinkedIn, Instagram, etc. es un beneficio adicional. Cuando la prensa cubra tu negocio, podrán compartir fácilmente tu información social gracias a esto. Es una manera de llevar los esfuerzos de relaciones públicas un paso más allá, sobre todo si entre los medios a los que te diriges hay medios digitales.
Información sobre productos y servicios: Esto es más que una visión general. Aquí, debes mostrar claramente lo que ofreces a tus consumidores y clientes. Si tiene varios productos y servicios, o mucho que decir sobre cada uno de ellos, asegúrate de ser lo más conciso posible. Es recomendable dar datos claros y directos pero también dar un poco de contexto agregando una oración sobre los beneficios de cada una de tus ofertas. Y, por supuesto, no hay que olvidar actualizar esta información cada vez que hayan novedades en el catálogo.
Archivos multimedia de alta calidad: las fotos y los videos son elementos de diseño llamativos. La prensa los usará en múltiples plataformas, por lo que más te vale que las imágenes de tu kit de prensa sean de la más alta calidad, ya sean fotografías de tu oficina como retratos de los miembros del equipo.
Cuando se trata de fotos corporativas, la calidad va más allá de usar el formato de archivo de imagen más adecuado. El aspecto general no es menos importante, tus imágenes deben ser espectaculares.
Para su logotipo, por su lado, es importante agregar varias opciones, como una que se pueda cambiar de tamaño (archivo SVG) y otra con un fondo transparente, para que sea fácil de usar para cualquier propósito y tamaño. Si corresponde, también puedes incluir un archivo descargable sin procesar.
¿No tienes logo? Este creador de logos online es el favorito de todos los pequeños negocios. En minutos, te permite crear su propio logotipo a partir de una plantilla y luego personalizarlo con tus colores, títulos, etc. Una vez que hayas terminado con el diseño podrás descargarlo en formatos válidos tanto para tu página web como para el uso en prensa impresa
Notas de prensa y artículos de RRPP: se trata de anuncios escritos de todo aquello que deseas compartir con el mundo. Deben responder al "quién", "qué", "dónde", "cuándo" y "por qué" de la noticia. Idealmente, debe contener entre 300 y 400 palabras y tener un título atractivo para atraer el interés de los periodistas.Puedes agregar este material a tu dossier de prensa online en forma de archivo descargable.
Por otro lado, el orden es muy importante. Presenta los documentos de forma organizada para facilitar la vida a los periodistas. Clasifícalos en orden cronológico y ponles nombres explícitos para que sepan de qué va cada cosa. Recuerde: se trata de hacerles la vida más fácil y lograr que las noticias sobre tu negocio salgan a la luz.
Cobertura de prensa previa (clipping): como todo en la vida, la experiencia es una ventaja. Por lo tanto, incluye muestras de la cobertura de medios anterior. Muestra con orgullo todas las publicaciones que hablan sobre tu negocio: artículos, entrevistas, podcasts, todo es bueno para obtener más relaciones públicas.
Logros y premios: Esta es tu oportunidad de gritar a los cuatro vientos lo bueno que eres y todos los reconocimientos que has recibido por ello. Muestra todos tus premios, honores, medallas, trofeos, insignias, etc Cualquier reconocimiento que ayude a validar y fortalecer tu marca.
Si colaboras con alguna organización o proyecto benéfico, no hay nada de malo en hacerlo público en este apartado.
Testimonios: Un testimonio es un comentario que un cliente deja de forma escrita o verbal sobre sus productos o servicios. Darles espacio a estas reseñas mejorará positivamente la imagen de tu marca no solo a los ojos de otros consumidores, sino también de cara a la prensa.
Sección de preguntas frecuentes: por muy clara que sea la información que contiene el dossier, los periodistas siempre tendrán preguntas. Las preguntas frecuentes pueden ayudar a los periodistas a encontrar lo que quieren. Además, es una excelente manera de hablar sobre tus productos y servicios, tus logros pasados y la visión futura de tu empresa. Incluye preguntas del tipo "¿Cuál es el objetivo para los próximos años?" o "¿Cuál es el valor agregado del negocio?"
En general, esta sección te ahorrará mucho tiempo. Te evitará el ir y venir con la prensa así como tener que responder a las mismas preguntas innumerables veces.
Información de contacto: ahora que has atraído la atención de los periodistas gracias a tu dossier de prensa, es posible que quieran contactarte para una entrevista. Por ello, es imprescindible aportar todos los detalles de contacto relevantes dentro de dicha carpeta.
Lo mejor es crear una dirección de correo electrónico profesional destinada únicamente a las relaciones con la prensa. Y para dar una imagen más profesional si cabe, lo ideal es que ésta incluya el nombre de tu empresa. Elige algo así como prensa@miempresa.com o rrpp@miempresa.com.
Finalmente, si optas por la versión online del dossier de prensa (que por cierto es tendencia), considera agregar un formulario de contacto para que la prensa te pueda contactar directamente desde el mismo kit de prensa electrónico.
Ejemplos de dossiers de prensa
Este es un dossier de prensa bien completo. Cubre todas las secciones desde una descripción general de la empresa hasta bocetos de la arquitectura de sus productos, la cobertura en prensa, las colaboraciones con artistas y una página de contacto detallada.
Este es un ejemplo de cómo proporcionar ‘muestras de productos’ a través de la descarga gratuita de un álbum desde el EPK de un músico. Además, este EPK aplica varios de los consejos mencionados anteriormente, como biografías del artista, fotos de calidad y más, en un formato estéticamente agradable.
Desde videos a podcasts, este programa de cocina tiene una completísima sección multimedia en su dossier de prensa. Y para completar sus esfuerzos de relaciones públicas ofrecen los enlaces a sus redes sociales en la parte inferior de la página.
Este negocio muestra cómo utilizar los premios y la cobertura de relaciones públicas anteriores en beneficio de la marca. Después de esta impresionante muestra de elogios, la prensa estará más propensa a ponerse en contacto con ellos a través de su formulario de contacto, ubicado en la parte inferior de la página.
Cómo crear tu propio dossier de prensa
Crea tu página web: si ya tienes una, puedes ir directamente al punto número dos. De lo contrario, ahora es el momento de crear tu propio sitio, ya que es un requisito para hacer tu dossier de prensa online. Puedes empezar por elegir una de los cientos de plantillas web de nuestra biblioteca, que incluyen opciones para todo, desde plantillas web para tiendas online hasta plantillas de páginas web de música o plantillas de portafolios de fotografía y mucho más. Todo lo que tienes que hacer es elegir el diseño que mejor se adapte a las necesidades y el aspecto de su marca y personalizarlo a tu gusto, agregando tu propio contenido y textos.
Agrega una sección de 'Prensa': incluye una nueva página titulada 'Prensa', 'Sala de medios' o algo similar que indique a la prensa donde debe acudir para hacerse con los datos jugosos de tu empresa. Asegúrate de que aparezca en el menú para que se vea directamente al entrar en la página de inicio de tu web.
Agrega información a tu dossier de prensa: ahora que tienes una página dedicada a la prensa, es momento de llenarla contenido: misión de la empresa, imágenes de alta resolución, notas de prensa, logros notables, etc. Repase la lista anterior, selecciona los elementos que te parezcan más relevantes para tu negocio y agrégalos a la sección de prensa.
Y recuerda que lo primordial es que tu dossier de prensa esté bien ordenado. Sigue estos pasos básicos y organiza la información de manera profesional:
Mantén tu página organizada agregando franjas y columnas que separen las diferentes secciones. También te ayudará a tener un diseño equilibrado.
Para evitar la saturación visual, nunca uses más de tres colores en tu página, y elige tipos de letra más legibles.
Invita claramente a los periodistas a que se comuniquen contigo agregando un atractivo llamado a la acción (CTA) en la parte inferior de la página.
¡Felicidades! ¡Acabas de crear tu primer dossier de prensa! Este elemento, si bien es esencial, no es lo único que ayudará a promover tu negocio. Desde la creación de tu identidad de marca hasta el marketing en las redes sociales, son muchas las acciones que un empresario debe llevar a cabo para llegar al éxito.
Por último, pero no menos importante: no dudes en compartir con nosotros tus diseños en los comentarios. ¡Nos encantaría ver lo que hiciste!
¿Listo para crear tu dossier de prensa y promocionar tu negocio? ¡Prueba la plataforma de creación de páginas web preferida de más de 150 millones de usuarios en todo el mundo!
Publicado por Equipo Wix
