Hoy en día, enviar y recibir correos electrónicos se ha convertido en uno de los métodos de comunicación más utilizados. Nuestras bandejas de entrada están llenas de correos de todo tipo, así que no es de extrañar que tantos profesionales no abran los correos electrónicos de remitentes desconocidos, y mucho menos respondan a ellos.
Crear una página web, utilizar las redes sociales o hacer tarjetas de presentación, no son los únicos métodos para promocionar tu negocio. Ya sean mensajes de presentación a clientes, o potenciales colaboradores, un email bien redactado te permite establecer relaciones sólidas que marcaran el crecimiento de tu negocio.
Teniendo esto claro, el reto es aprender cómo redactar un correo formal de presentación que no llegue a la papelera. Desde el proceso de redacción hasta consejos de cómo crear un correo empresarial, este artículo te guiará para presentarte en un correo y crear conexiones profesionales para tu negocio.
¿Cómo redactar un correo formal de presentación?
Conozcamos cada uno de los elementos principales de un correo electrónico formal y las mejores maneras de ponerlos en práctica.
01. Crea un asunto que capte la atención
Tu línea de asunto es quizás el elemento más importante de tu correo, es lo primero que verá el lector y jugará un papel crucial al momento de decidir si leerá tu correo o no. Vamos a decir la verdad: cuando ves un correo electrónico de un desconocido con un asunto que dice algo como "una oportunidad que no te puedes perder" ¿cuánto tiempo te lleva marcar este correo como no deseado?
Así que tu primer desafío es captar la atención y dejar claro que no eres un “spammer”. Dado que es muy probable que el destinatario no conozca tu nombre, el asunto debe dar a entender que no eres una campaña de correo electrónico masiva.
Para crear una buena línea de asunto, no vayas por los asuntos comunes y pon referencias reales. Trata de ser atractivo, informativo y breve. Algunos ejemplos son:
"Hola [nombre]. Me gustaría charlar sobre [empresa/trabajo/tema]”
“Una pregunta sobre [empresa]”
"Re: su [artículo/post/entrevista] sobre [tema]"
Recuerda si dices las palabras correctas en tu línea de asunto, ya tienes un pie adentro.
02. Comienza con un cordial saludo
¡Felicitaciones! El asunto que usaste para tu email es tan bueno que lo abrieron. Ahora es momento de redactar tu correo y asegurarte de obtener una respuesta. Comienza por un saludo al destinatario. Toma en cuenta que en la mayoría de los correos formales, es importante mencionar el título del destinatario. Por ejemplo:
Estimado Lic. Villalobos
Querido Sr. Ramirez
Si no sabes el nombre de la persona a la que te diriges, puedes optar por saludos como:
A quien corresponda
A quien pueda interesar
03. Se claro en el cuerpo del mensaje
Antes de crear el cuerpo de tu mensaje, es importante establecer el propósito de tu mensaje y tu relación con el receptor. Como ya lo hemos dicho, hoy en día estamos bombardeados de correos electrónicos y a veces leerlos todos toma demasiado tiempo. Es por ello que debes ser detallado, preciso y evitar contexto innecesario. Te recomendamos que dividas tu correo electrónico en tres secciones:
Introducción (1-2 frases)
Oferta (2-3 frases)
Siguientes paso (1-2 oraciones)
Asegúrate de dividir cada sección en párrafos individuales para que el correo electrónico sea fácil de entender.
Introducción:
Este es tu momento para causar una buena impresión. Recuerda es muy probable que tu destinatario no te conozca, por lo que es importante presentarte al principio de tu correo. Esto les dará una idea clara de quién eres y establecerá credibilidad. Preséntate con tu nombre completo, tu título o posición y cualquier otro detalle que el destinatario deba saber sobre ti, por ejemplo:
Mi nombre es [Nombre]. Soy [titulo/ocupación] en la [Empresa]
Oferta:
En esta sección deberás explicar de forma breve porque te estás comunicando con el destinatario. Así que céntrate en indicar lo que tienes para ofrecer, por ejemplo:
"Me dirijo a usted para sugerirle una posible colaboración. [detalles]”.
"Encontré su proyecto acerca de [tema] y pensé que le interesaría nuestro trabajo en [tema]. [detalles]”.
Si tienes las posibilidad de mencionar una conexión con el destinatario, este es el lugar para hacerlo:
"Escuché de su compañía a través de mi colega [nombre]".
"[Nombre] de [compañía] me recomendó que me pusiera en contacto con usted".
Haz todo lo posible para que tu correo electrónico no se presente como una oferta de venta, incluso si ese es tu propósito. Recuerda que al otro lado de la pantalla hay otra persona que no está interesada en un párrafo de marketing genérico.
Trata de desviar un poco el enfoque de tu producto, empresa o servicio y céntrate en la colaboración que buscas, escribe sobre cómo lo que ofreces puede beneficiar al destinatario del correo electrónico, por ejemplo:
“Mi empresa ofrece servicios de marketing digital para músicos y bandas independientes. Ayudamos a nuestros clientes a promocionar su música online y a llegar a audiencias más amplias".
"He trabajado como consultor de seguridad cibernética para una variedad de organizaciones, incluyendo [detalles]. Creo que puedo ofrecer información valiosa de [nombre de la empresa] sobre cómo proteger a su compañía y a sus clientes de ataques dañinos, y para hacerlo puedo trabajar con su equipo en la implementación de los pasos correctos".
Este tono profesional y lleno de energía hará que tu receptor te preste atención y se interese.
Siguientes pasos:
Sé claro sobre el siguiente paso. Hasta ahora, has hecho un gran trabajo, han abierto tu correo electrónico e incluso lo han leído. Pero el objetivo final sigue siendo: “¿Me responderá?”. Tu correo electrónico debe ser muy claro sobre cuál será el próximo paso en la conversación.
El mensaje tiene que incluir una llamada a la acción (CTA) que motive al destinatario a hacer algo. Mientras que el CTA les invita a hacer el siguiente movimiento, tú eres quien establece los términos. No confundas a los destinatarios con demasiadas opciones. Elige una acción que priorice lo que necesitas que hagan y llevalos en esa dirección, por ejemplo:
"Me encantaría continuar la conversación con una llamada telefónica rápida. ¿Cuándo sería un buen momento para usted?
"Aún tenemos espacios disponibles para nuestro seminario web de la próxima semana y nos encantaría que pudiera participar. Puedes confirmar tu asistencia aquí mismo ".
“Preparé este demo de 30 segundos para usted. Échele un vistazo y hágame saber cómo le gustaría continuar ".
04. Cierra con una despedida profesional
Cierra el mensaje como un profesional amigable. Ya estamos en el final. Lo que queda es un gran cierre. La regla de oro sobre la redacción dentro de tu industria también aplica aquí aunque hay algunas pautas que pueden aplicarse de manera más amplia.
"Suyo/Tuyo" suena demasiado personal mientras que "Sinceramente" es demasiado frío y estructurado. Tienes que encontrar algo entre estos dos polos. Algunas buenas opciones son:
"Lo mejor"
"Gracias"
"Saludos"
"Saludos cordiales"
También puedes optar por una despedida, con un amistoso recordatorio que da a entender que quieres continuar con esta conversación. Algo así como:
"Espero su respuesta”
05. No des por alto la firma
Espera aun no hemos terminado! Muchos dan por alto la firma del correo electrónico. Incluir una firma al final de tu correo es realmente importante, ya que muestra quién eres y deja claro al destinatario como puede comunicarse contigo. Por ello, asegúrate de incluir tu firma con:
Tu nombre completo
Información de contacto
Enlaces a páginas útiles como tu portafolio digital o tu perfil de LinkedIn
06. Revisa la versión final
¡Tu correo ya está casi listo! Antes de enviar tu correo, revisa tu versión final y asegúrate de que todo esté en orden. Estos son algunos de los puntos que debes tomar en cuenta antes de presionar el botón de “Enviar”:
Revisa la ortografía: No hay nada peor que arruine un correo formal que la falta de ortografía. Tomate el tiempo de revisar la versión final de tu correo y asegúrate de no tener errores ortográficos. Esto muestra respeto hacia los destinatarios y tu dedicación en el mensaje.
Demuestra que has investigado: Cuando envías un correo electrónico a desconocidos y quieres llamar la atención, debes demostrar que tu interés en lo que hacen es algo genuino. Esto requiere que te familiarices con lo que hacen, de forma individual o en sus empresas. Esto debe quedar bien plasmado en el correo electrónico.
Utiliza un correo electrónico empresarial: Utilizar una dirección de correo empresarial puede aportar mucho valor y profesionalismo a tu correo, lo que te dará una ventaja al presentarte por correo electrónico. Una dirección de correo personalizada dará la impresión a tus destinatarios de que eres un negocio establecido. Asegurarte de crear una cuenta que incluya tu nombre en la dirección y utiliza el dominio de tu página web, por ejemplo: nombre@tudominio. Si quiere crear tu propio correo personalizado, te compartimos esta guía de cómo crear un correo empresarial.
Asegúrate de usar el tono correcto: Los correos electrónicos de presentación tienen diferentes tipos y estilos. Si bien siempre hay que armarlos con respeto y cortesía, tu redacción puede cambiar de acuerdo con una serie de factores. En primer lugar, considera tu objetivo, si te acercas a un perfil poderoso de tu industria con una oferta para trabajar con él, tu objetivo es tratar de reclutarlo para unirse a tu equipo. Existen diferentes situaciones sociales que requieren una postura distinta. Además de tu relación con el destinatario, el contexto puede diferir según los campos profesionales. Hay mercados que tienen diferentes códigos culturales. El tono y el vocabulario que apliques en tu correo electrónico debe corresponderse con lo que es común en el campo del destinatario.
Elige tus enlaces con atención: Utiliza enlaces si necesitas remitir al destinatario a materiales adicionales que no puedas incluir en el correo electrónico: un portafolio de tu trabajo como fotógrafo profesional es un buen ejemplo de esto.
Ahora que ya hemos visto cómo redactar un correo formal, estás listo para redactar tu propio correo de presentación, causar una buena primera impresión y construir relaciones profesionales que impactaran a tu negocio.